Календар за майстрами: записи, клієнти без запису та кабінети на одному екрані

У масажній студії з командою ресепшен у кожну мить має знати три речі: хто вільний, який кабінет вільний і куди можна вмістити клієнта, який щойно зайшов. LineUp показує це на одному екрані, у Розкладі. Кожен майстер має свою колонку й свій колір. Записи, клієнти без запису, перерви та заблокований час зібрані в одному місці, а онлайн-записи з’являються самі.

Цей посібник для власників і ресепшену. Він описує, як читати розклад, як у нього вносити записи і що LineUp робить сам.

Де розклад

Відкрийте Керування студією, виберіть студію й вкладку Керування розкладом. На телефоні Розклад є першим пунктом нижнього меню.

У верхній панелі є все потрібне для навігації:

Елемент	Що робить
Список / Календар	Список записів або календар зі шкалою часу
Період: 1, 3, 7	Один день, три або сім днів
‹ Сьогодні ›	Попередній період, повернення на сьогодні, наступний період
Вигляд: За працівниками / За днями	Колонка на кожного майстра або колонка на кожен день із майстрами всередині

Як читати розклад

• Кольорове тло колонки це зміна цього майстра. Поза нею майстер не приймає онлайн-записів.
• Сірі ділянки лежать поза робочим часом студії.
• Червона лінія це поточний час.
• Запис це блок кольору майстра з часом, іменем клієнта й послугою.

Стан запису видно просто на блоці:

Вигляд	Стан
Суцільний колір майстра	Підтверджено
Смуги й помаранчева рамка	Очікує: чекає підтвердження студії
Світло-сірий, пунктирна рамка	Чернетка: клієнт ще записується онлайн

Скасовані записи зникають з календаря й звільняють час.

Період 3 або 7 показує кілька днів одразу, до цілого тижня. У вигляді За днями кожен день має доріжку на кожного майстра.

Додавання запису, клієнта без запису, перерви або блокування

Кнопки Новий запис і Додати перерву розташовані над розкладом, а в змішаному режимі до них додається Новий талон. Швидше клацнути порожнє місце в колонці майстра. Тоді LineUp запитує, що саме Ви хочете додати, а час і майстер уже вибрані:

• Новий запис: послуга, майстер, час і дані клієнта. Клієнт може отримати підтвердження.
• Новий талон (у змішаному режимі): клієнт, який зайшов без запису, отримує місце в черзі.
• Додати перерву: обід, нарада чи особиста перерва майстра. Перерва має бути в межах зміни й може повторюватися щодня, щотижня або щомісяця.
• Заблокувати час: закриває слот для онлайн-записів, наприклад щоб прибрати кабінет або прийняти доставку.

Перенесення запису

Перетягніть запис на інший час або в колонку іншого майстра. Зміна зберігається, щойно Ви відпустите кнопку.

Клієнти без запису й записи разом

Студія, яка приймає і записи, і клієнтів з вулиці, працює у змішаному режимі. Він вмикається в Налаштуваннях студії, у розділі Режим роботи. Тоді в розкладі з’являється Новий талон.

Талон це клієнт у черзі. Під час додавання Ви вибираєте послугу й, якщо хочете, надсилаєте клієнтові підтвердження з його місцем у черзі через SMS або e-mail. Активні талони вишиковуються в розкладі від поточного часу, у порядку додавання, і обминають заброньовані записи. Ресепшен бачить, коли майстер дійде до клієнта, який чекає, і не мусить рахувати це на папері.

LineUp не призначає талон майстрові, який на перерві або відсутній.

Зміни й перерви

Зміни вносяться на вкладці Працівники, у розділі Усі зміни: по одній кнопкою Додати зміну або на кілька тижнів кнопкою Додати повторювані. Онлайн-запис пропонує лише час у межах зміни, без перерв і вже зайнятих записів.

Між записами онлайн-запис залишає проміжок, наприклад для підготовки кабінету. Скільки хвилин, Ви задаєте в Налаштуваннях студії, у полі Проміжок між записами (хвилини).

Відсутності: відпустка, лікарняний, вихідні

Відпустку, лікарняний і вихідні Ви вносите на сторінці Відсутності в меню. Майстер, який відсутній, не пропонується для онлайн-записів і для клієнтів у черзі.

• Ви або керівник можете внести відсутність для будь-якого майстра, і вона діє одразу.
• Майстри можуть самі просити вихідні, якщо Ви ввімкнете перемикач «Працівники можуть просити відсутність у LineUp». Тоді запит чекає, поки Ви його схвалите або відхилите. За замовчуванням перемикач вимкнено.
• Лікарняний вноситься одразу, без схвалення, а Ви отримуєте сповіщення.
• Пів дня (перша або друга половина) стає перервою на цю половину зміни.

Під час внесення LineUp показує записи, які майстер уже має в цей час. Вони залишаються заброньованими, а Ви вирішуєте, чи переносити їх. На вкладці Працівники, у розділі Розклад, заголовок дня показує, скільки працівників відсутні. Наведіть курсор на цю позначку, щоб побачити, хто саме.

Вкладка Рік показує дні відсутності за видами та години зі змін для кожного майстра, з необов’язковою квотою відпустки та експортом у CSV для бухгалтера. LineUp не розраховує зарплату чи понаднормові години.

Кабінети

Якщо в студії менше кабінетів, ніж майстрів, увімкніть Використовувати робочі місця в Налаштуваннях студії. Потім:

1. кнопкою Додати тип додайте типи, наприклад «Кабінет» або «Кабінет для пар»;
2. кнопкою Додати робоче місце додайте самі місця, наприклад «Кабінет A» і «Кабінет B», і призначте кожному тип;
3. у кожній послузі в полі Тип робочого місця виберіть, який тип їй потрібен.

Тоді онлайн-запис пропонує лише той час, коли вільні і майстер, і кабінет цього типу. LineUp сам призначає вільний кабінет під час запису. Масаж за адресою клієнта кабінету не займає.

Незавершені онлайн-записи прибираються самі

Коли клієнт онлайн доходить до оплати, LineUp уже утримує його час, щоб його тим часом не зайняв хтось інший. У розкладі це чернетка: світло-сірий блок із пунктирною рамкою.

• Чернетку не можна ні перенести, ні підтвердити, бо клієнт ще записується.
• Якщо Вам потрібен цей час, чернетку можна скасувати. Клієнт при цьому не отримує повідомлення.
• Якщо клієнт не завершить запис, чернетка видаляється сама через 30 хвилин після того, як він почав. LineUp перевіряє це кожні п’ять хвилин.
• Якщо клієнт заплатив, але щось зависло, LineUp завершує запис замість того, щоб його видалити.

Тож ресепшену не потрібно прибирати покинуті записи, а час не пропадає.

Записи, що очікують підтвердження

Для послуги, для якої Ви ввімкнули підтвердження, онлайн-запис не надходить підтвердженим. У розкладі він смугастий, з помаранчевою рамкою. Відкрийте його, перевірте й підтвердьте. Після цього клієнт отримає підтвердження.

Розклад на телефоні

Той самий розклад працює на телефоні: колонки за майстрами, записи їхніх кольорів і нижнє меню з розкладом, працівниками, послугами, робочим часом і налаштуваннями. Тож власник бачить, хто вільний, і поза студією.

Перший тиждень: у якому порядку налаштовувати

1. Робочий час студії.
2. Послуги з тривалістю та ціною.
3. Майстри й послуги, які вони виконують.
4. Зміни, найлегше як повторювані.
5. Кабінети, якщо їх менше, ніж майстрів.
6. Змішаний режим, якщо Ви приймаєте й клієнтів без запису.
7. Відсутності, якщо хочете, щоб майстри просили вихідні в LineUp.

Команда LineUp може налаштувати Вашу студію замість Вас: прайс-лист, команду, кабінети й робочий час.