Kalendar po terapeutima: termini, klijenti bez termina i sobe na jednom ekranu

U masažnom studiju sa timom recepcija u svakom trenutku mora da zna tri stvari: ko je slobodan, koja je soba slobodna i gde može da se ubaci klijent koji je upravo ušao. LineUp to prikazuje na jednom ekranu, u Rasporedu. Svaki terapeut ima svoju kolonu i svoju boju. Termini, klijenti bez termina, pauze i blokirano vreme su na istom mestu, a onlajn rezervacije se upisuju same.

Ovaj vodič je za vlasnike i recepciju. Opisuje kako se raspored čita, kako se u njega upisuje i šta LineUp radi sam.

Gde je raspored

Otvorite Upravljanje studijom, izaberite studio i karticu Upravljanje rasporedom. Na telefonu je Raspored prva stavka donjeg menija.

Gornja traka ima sve što treba za kretanje:

Kontrola	Šta radi
Prikaz liste / Kalendar	Spisak rezervacija ili kalendar sa vremenskom linijom
Period: 1, 3, 7	Jedan dan, tri ili sedam dana
‹ Danas ›	Prethodni period, povratak na danas, sledeći period
Prikaz: Po zaposlenima / Po danima	Kolona po terapeutu, ili kolona po danu sa terapeutima unutar nje

Kako se čita raspored

• Obojena pozadina kolone je smena tog terapeuta. Van nje terapeut ne prima onlajn rezervacije.
• Siva polja su van radnog vremena studija.
• Crvena linija je trenutno vreme.
• Termin je blok u boji terapeuta, sa vremenom, imenom klijenta i uslugom.

Stanje termina vidi se na samom bloku:

Izgled	Stanje
Puna boja terapeuta	Potvrđen termin
Pruge i narandžasta ivica	Na čekanju: čeka potvrdu studija
Svetlosiv, isprekidana ivica	Nacrt: klijent još rezerviše onlajn

Otkazani termini nestaju iz kalendara i oslobađaju vreme.

Period 3 ili 7 prikazuje više dana odjednom, do cele nedelje. U prikazu Po danima svaki dan ima trake za terapeute.

Upis termina, klijenta bez termina, pauze i blokade

Dugmad Novi termin i Dodaj pauzu stoje iznad rasporeda, a u kombinovanom režimu uz njih i Novi broj u redu. Brže je kliknuti prazno mesto u koloni terapeuta. LineUp tada pita šta želite da upišete, a vreme i terapeut su već izabrani:

• Novi termin: usluga, terapeut, vreme i podaci klijenta. Klijent može da dobije potvrdu.
• Novi broj u redu (u kombinovanom režimu): klijent koji je ušao bez rezervacije dobija mesto u redu.
• Dodaj pauzu: ručak, sastanak ili lična pauza terapeuta. Pauza mora biti unutar smene i može da se ponavlja dnevno, nedeljno ili mesečno.
• Blokiraj termin: zatvara vreme za onlajn rezervacije, na primer za čišćenje sobe ili isporuku.

Premeštanje termina

Termin prevucite na drugo vreme ili u kolonu drugog terapeuta. Promena se čuva čim ga pustite.

Klijenti bez termina i termini zajedno

Studio koji prima i rezervacije i klijente koji uđu sa ulice radi u kombinovanom režimu. Uključuje se u Podešavanjima studija, pod Način rada. Tada se na rasporedu pojavljuje i Novi broj u redu.

Broj u redu je klijent u redu čekanja. Pri upisu birate uslugu i, ako želite, šaljete klijentu potvrdu sa brojem u redu, SMS-om ili e-mailom. Aktivni brojevi se na rasporedu slažu od trenutnog vremena, redom kojim su upisani, i zaobilaze rezervisane termine. Recepcija tako vidi kad će terapeut stići do klijenta koji čeka i ne mora to da računa na papiru.

LineUp ne dodeljuje broj u redu terapeutu koji je na pauzi ili je odsutan.

Smene i pauze

Smene se upisuju na kartici Zaposleni, pod Sve smene: pojedinačno dugmetom Dodaj smenu ili za više nedelja dugmetom Dodaj ponavljajuće. Onlajn rezervacije nude samo vreme unutar smene, bez pauza i već zauzetih termina.

Između termina onlajn rezervacija ostavlja razmak, na primer za pripremu sobe. Koliko minuta, zadajete u Podešavanjima studija, u polju Vreme između termina (minuti).

Odsustva: godišnji odmor, bolovanje, slobodni dani

Godišnji odmor, bolovanje i slobodne dane upisujete na stranici Odsustva u meniju. Terapeut koji je odsutan ne nudi se za onlajn rezervacije ni za klijente u redu.

• Vi ili menadžer možete da upišete odsustvo za bilo kog terapeuta, i ono važi odmah.
• Terapeuti mogu sami da traže slobodne dane ako uključite prekidač „Zaposleni mogu da traže odsustvo u LineUp-u”. Tada zahtev čeka da ga odobrite ili odbijete. Prekidač je podrazumevano isključen.
• Bolovanje se upisuje odmah, bez odobrenja, a Vi dobijate obaveštenje.
• Pola dana (prva ili druga polovina) postaje pauza preko te polovine smene.

Pri upisu LineUp prikaže termine koje terapeut već ima u to vreme. Oni ostaju rezervisani, a Vi odlučujete hoćete li ih premestiti. Na kartici Zaposleni, u Prikazu rasporeda, zaglavlje dana prikazuje koliko je zaposlenih odsutno. Kad pokažete na tu oznaku, vidite ko.

Kartica Godina prikazuje dane odsustva po vrsti i sate iz smena za svakog terapeuta, uz neobaveznu kvotu godišnjeg odmora i izvoz u CSV za knjigovođu. LineUp ne računa plate ni prekovremene sate.

Sobe

Ako studio ima manje soba nego terapeuta, uključite Koristi radna mesta u Podešavanjima studija. Zatim:

1. dugmetom Dodaj vrstu dodajte vrste, na primer „Soba” ili „Soba za parove”;
2. dugmetom Dodaj radno mesto dodajte sama mesta, na primer „Soba A” i „Soba B”, i dodelite im vrstu;
3. na usluzi pod Vrsta radnog mesta izaberite koju vrstu treba.

Onlajn se tada nudi samo vreme u kojem su slobodni i terapeut i soba te vrste. LineUp pri rezervaciji sam dodeli slobodnu sobu. Masaža na adresi klijenta ne zauzima sobu.

Nedovršene onlajn rezervacije se čiste same

Kad klijent onlajn dođe do plaćanja, LineUp već drži njegovo vreme, da ga u međuvremenu ne uzme neko drugi. Na rasporedu je to nacrt: svetlosivi blok sa isprekidanom ivicom.

• Nacrt ne može da se premesti ni potvrdi, jer klijent još rezerviše.
• Ako Vam treba to vreme, nacrt možete da otkažete. Klijent pritom ne dobija poruku.
• Ako klijent ne završi, nacrt se sam briše 30 minuta nakon što je počeo. LineUp to proverava svakih pet minuta.
• Ako je klijent platio, a nešto je zapelo, LineUp dovršava rezervaciju umesto da je obriše.

Recepcija zato ne mora da čisti napuštene rezervacije, a vreme se ne gubi.

Termini koji čekaju potvrdu

Za uslugu kojoj ste uključili potvrdu onlajn rezervacija ne ulazi kao potvrđena. Na rasporedu je prugasta, sa narandžastom ivicom. Otvorite je, proverite i potvrdite. Klijent tada dobija potvrdu.

Raspored na telefonu

Isti raspored radi na telefonu: kolone po terapeutima, termini u njihovim bojama i donji meni sa rasporedom, zaposlenima, uslugama, radnim vremenom i podešavanjima. Vlasnik tako i van studija vidi ko je slobodan.

Prva nedelja: redosled podešavanja

1. Radno vreme studija.
2. Usluge sa trajanjem i cenom.
3. Terapeuti i koje usluge rade.
4. Smene, najlakše kao ponavljajuće.
5. Sobe, ako ih ima manje nego terapeuta.
6. Kombinovani režim, ako primate i klijente bez termina.
7. Odsustva, ako želite da terapeuti traže slobodne dane u LineUp-u.

LineUp tim može da podesi Vaš studio umesto Vas: cenovnik, tim, sobe i radno vreme.