Koledar po terapevtih: termini, stranke brez rezervacije in sobe na enem zaslonu

V masažnem studiu z ekipo mora recepcija v vsakem trenutku vedeti tri stvari: kdo je prost, katera soba je prosta in kam lahko vstavi stranko, ki je ravnokar vstopila. LineUp to pokaže na enem zaslonu, Urniku. Vsak terapevt ima svoj stolpec in svojo barvo. Termini, stranke brez rezervacije, premori in blokiran čas so na istem mestu, spletne rezervacije pa se vpišejo same.

Ta vodnik je za lastnike in recepcijo. Opisuje, kako se urnik bere, kako se vanj vpisuje in kaj LineUp naredi sam.

Kje je urnik

Odprite Upravljanje studia, izberite studio in zavihek Upravljanje urnika. Na telefonu je Urnik prvi element spodnjega menija.

Zgornja vrstica ima vse, kar potrebujete za premikanje:

Kontrola	Kaj naredi
Seznam / Koledar	Seznam rezervacij ali koledar s časovnico
Obdobje: 1, 3, 7	En dan, tri ali sedem dni
‹ Danes ›	Prejšnje obdobje, nazaj na danes, naslednje obdobje
Prikaz: Po zaposlenih / Po dnevih	Stolpec za vsakega terapevta ali stolpec za vsak dan s terapevti znotraj njega

Kako brati urnik

• Obarvano ozadje stolpca je izmena tega terapevta. Zunaj nje terapevt ne sprejema spletnih rezervacij.
• Siva polja so zunaj delovnega časa studia.
• Rdeča črta je trenutni čas.
• Termin je blok v barvi terapevta, s časom, imenom stranke in storitvijo.

Stanje termina je vidno na samem bloku:

Videz	Stanje
Polna barva terapevta	Potrjen termin
Črte in oranžen rob	V čakanju: čaka na potrditev studia
Svetlo siv, črtkan rob	Osnutek: stranka še rezervira prek spleta

Odpovedani termini izginejo iz koledarja in sprostijo čas.

Obdobje 3 ali 7 pokaže več dni naenkrat, do celega tedna. V prikazu Po dnevih ima vsak dan pasove za terapevte.

Vpis termina, stranke brez rezervacije, premora in blokade

Gumba Nov termin in Dodaj premor sta nad urnikom, v kombiniranem načinu pa je poleg njiju še Nova številka v vrsti. Hitreje je klikniti prazno mesto v stolpcu terapevta. LineUp vas nato vpraša, kaj želite vpisati, čas in terapevt pa sta že izbrana:

• Nov termin: storitev, terapevt, čas in podatki stranke. Stranka lahko dobi potrditev.
• Nova številka v vrsti (v kombiniranem načinu): stranka, ki je vstopila brez rezervacije, dobi mesto v vrsti.
• Dodaj premor: kosilo, sestanek ali osebni premor terapevta. Premor mora biti znotraj izmene in se lahko ponavlja dnevno, tedensko ali mesečno.
• Blokiraj termin: zapre čas za spletne rezervacije, na primer za čiščenje sobe ali prevzem dobave.

Prestavljanje termina

Termin povlecite na drug čas ali v stolpec drugega terapevta. Sprememba se shrani, takoj ko spustite.

Stranke brez rezervacije in termini skupaj

Studio, ki sprejema tako rezervacije kot stranke z ulice, dela v kombiniranem načinu. Vklopi se v Nastavitvah studia, pod Način delovanja. Na urniku se nato pojavi Nova številka v vrsti.

Številka v vrsti je stranka v čakalni vrsti. Ob vpisu izberete storitev in, če želite, stranki pošljete potrditev s številko v vrsti po SMS-u ali e-pošti. Aktivne številke se na urniku razporedijo od trenutnega časa, v vrstnem redu vpisa, in obidejo rezervirane termine. Recepcija tako vidi, kdaj bo terapevt prišel do stranke, ki čaka, in tega ni treba računati na papirju.

LineUp številke ne dodeli terapevtu, ki ima premor ali je odsoten.

Izmene in premori

Izmene se vpisujejo na zavihku Zaposleni, pod Vse izmene: posamično z gumbom Dodaj izmeno ali za več tednov z gumbom Dodaj ponavljajoče se. Spletne rezervacije ponujajo samo čas znotraj izmene, brez premorov in že zasedenih terminov.

Med termini spletna rezervacija pusti presledek, na primer za pripravo sobe. Koliko minut, nastavite v Nastavitvah studia, v polju Vmesni čas med termini (minute).

Odsotnosti: dopust, bolniška, prosti dnevi

Dopust, bolniško odsotnost in proste dneve vpisujete na strani Odsotnosti v meniju. Terapevt, ki je odsoten, se ne ponuja za spletne rezervacije ali za stranke v vrsti.

• Vi ali vodja lahko vpišete odsotnost za katerega koli terapevta in velja takoj.
• Terapevti lahko sami zaprosijo za proste dni, če vklopite stikalo „Zaposleni lahko v LineUp zaprosijo za odsotnost”. Prošnja potem čaka, da jo odobrite ali zavrnete. Stikalo je privzeto izklopljeno.
• Bolniška odsotnost se vpiše takoj, brez odobritve, vi pa dobite obvestilo.
• Pol dneva (prva ali druga polovica) postane premor čez to polovico izmene.

Ob vpisu LineUp pokaže termine, ki jih terapevt v tem času že ima. Ti ostanejo rezervirani, vi pa odločite, ali jih boste prestavili. Na zavihku Zaposleni, v Pogledu urnika, glava dneva pokaže, koliko zaposlenih je odsotnih. Ko pokažete na to oznako, vidite, kdo.

Zavihek Leto pokaže dneve odsotnosti po vrsti in ure iz izmen za vsakega terapevta, z neobvezno kvoto letnega dopusta in izvozom v CSV za računovodjo. LineUp ne obračunava plač ali nadur.

Sobe

Če ima studio manj sob kot terapevtov, vklopite Uporabi delovna mesta v Nastavitvah studia. Nato:

1. z gumbom Dodaj vrsto dodajte vrste, na primer „Soba” ali „Soba za pare”;
2. z gumbom Dodaj delovno mesto dodajte sama mesta, na primer „Soba A” in „Soba B”, in jim določite vrsto;
3. pri storitvi pod Vrsta delovnega mesta izberite, katero vrsto potrebuje.

Spletna rezervacija nato ponuja samo čas, ko sta prosta tako terapevt kot soba te vrste. LineUp ob rezervaciji sam dodeli prosto sobo. Masaža na naslovu stranke ne zasede sobe.

Nedokončane spletne rezervacije se počistijo same

Ko stranka prek spleta pride do plačila, LineUp že drži njen čas, da ga medtem ne vzame nekdo drug. Na urniku je to osnutek: svetlo siv blok s črtkanim robom.

• Osnutka ni mogoče prestaviti ali potrditi, ker stranka še rezervira.
• Če potrebujete ta čas, lahko osnutek odpoveste. Stranka pri tem ne dobi sporočila.
• Če stranka ne dokonča, se osnutek sam izbriše 30 minut po začetku. LineUp to preverja vsakih pet minut.
• Če je stranka plačala, pa se je kaj zataknilo, LineUp rezervacijo dokonča, namesto da bi jo izbrisal.

Recepciji zato ni treba čistiti opuščenih rezervacij, čas pa se ne izgubi.

Termini, ki čakajo na potrditev

Za storitev, pri kateri ste vklopili potrditev, spletna rezervacija ne pride kot potrjena. Na urniku je črtasta, z oranžnim robom. Odprite jo, preverite in potrdite. Stranka nato dobi potrditev.

Urnik na telefonu

Isti urnik deluje na telefonu: stolpci po terapevtih, termini v njihovih barvah in spodnji meni z urnikom, zaposlenimi, storitvami, delovnim časom in nastavitvami. Lastnik tako tudi zunaj studia vidi, kdo je prost.

Prvi teden: vrstni red nastavitve

1. Delovni čas studia.
2. Storitve s trajanjem in ceno.
3. Terapevti in katere storitve izvajajo.
4. Izmene, najlažje kot ponavljajoče se.
5. Sobe, če jih je manj kot terapevtov.
6. Kombinirani način, če sprejemate tudi stranke brez rezervacije.
7. Odsotnosti, če želite, da terapevti zaprosijo za proste dni v LineUp.

Ekipa LineUp lahko vaš studio nastavi namesto vas: cenik, ekipo, sobe in delovni čas.