Календарь по массажистам: записи, клиенты без записи и кабинеты на одном экране

В массажной студии с командой администратор в любой момент должен знать три вещи: кто свободен, какой кабинет свободен и куда можно вписать клиента, который только что пришёл. LineUp показывает это на одном экране, в Расписании. У каждого массажиста свой столбец и свой цвет. Записи, клиенты без записи, перерывы и заблокированное время находятся в одном месте, а онлайн-записи появляются сами.

Это руководство для владельцев и администраторов. В нём описано, как читать расписание, как вносить в него данные и что LineUp делает сам.

Где находится расписание

Откройте Управление студией, выберите студию и вкладку Управление расписанием. На телефоне Расписание — первый пункт нижнего меню.

В верхней панели есть всё, что нужно для навигации:

Элемент	Что делает
Список / Календарь	Перечень записей или календарь с временной шкалой
Период: 1, 3, 7	Один день, три дня или семь дней
‹ Сегодня ›	Предыдущий период, возврат к сегодняшнему дню, следующий период
Вид: По сотрудникам / По дням	Столбец на каждого массажиста или столбец на каждый день с массажистами внутри

Как читать расписание

• Цветной фон столбца — это смена этого массажиста. Вне её массажист не принимает онлайн-записи.
• Серые области — это время вне часов работы студии.
• Красная линия — текущее время.
• Запись — это блок цвета массажиста с временем, именем клиента и услугой.

Состояние записи видно прямо на блоке:

Как выглядит	Состояние
Сплошной цвет массажиста	Подтверждена
Полоски и оранжевая рамка	Ожидает: ждёт подтверждения студии
Светло-серый, пунктирная рамка	Черновик: клиент ещё записывается онлайн

Отменённые записи исчезают из календаря и освобождают время.

Период 3 или 7 показывает сразу несколько дней, вплоть до целой недели. В виде По дням у каждого дня есть полосы для массажистов.

Добавление записи, клиента без записи, перерыва или блокировки

Кнопки Новая запись и Добавить перерыв расположены над расписанием, а в смешанном режиме к ним добавляется Новый талон. Быстрее нажать на пустое место в столбце массажиста. Тогда LineUp спросит, что Вы хотите добавить, а время и массажист уже будут выбраны:

• Новая запись: услуга, массажист, время и данные клиента. Клиент может получить подтверждение.
• Новый талон (в смешанном режиме): клиент, который пришёл без записи, получает место в очереди.
• Добавить перерыв: обед, встреча или личный перерыв массажиста. Перерыв должен быть внутри смены и может повторяться ежедневно, еженедельно или ежемесячно.
• Заблокировать время: закрывает время для онлайн-записи, например для уборки кабинета или приёмки поставки.

Перенос записи

Перетащите запись на другое время или в столбец другого массажиста. Изменение сохраняется, как только Вы отпустите запись.

Клиенты без записи и записи вместе

Студия, которая принимает и записи, и клиентов «с улицы», работает в смешанном режиме. Он включается в Настройках студии, в разделе Режим работы. Тогда в расписании появляется Новый талон.

Талон — это клиент в очереди. При добавлении Вы выбираете услугу и, если хотите, отправляете клиенту подтверждение с номером в очереди по SMS или e-mail. Активные талоны выстраиваются в расписании от текущего времени, в порядке добавления, в обход уже записанных клиентов. Так администратор видит, когда массажист дойдёт до ожидающего клиента, и ему не нужно считать это на бумаге.

LineUp не назначает талон массажисту, который на перерыве или отсутствует.

Смены и перерывы

Смены вносятся на вкладке Сотрудники, в разделе Все смены: по одной кнопкой Добавить смену или сразу на несколько недель кнопкой Добавить повторяющиеся. Онлайн-запись предлагает только время внутри смены, без перерывов и уже занятых записей.

Между записями онлайн-запись оставляет промежуток, например на подготовку кабинета. Сколько минут, Вы задаёте в Настройках студии, в поле Интервал между записями (минуты).

Отсутствия: отпуск, больничный, выходные

Отпуск, больничный и выходные Вы вносите на странице Отсутствия в меню. Массажист, которого нет на месте, не предлагается для онлайн-записи и для клиентов в очереди.

• Вы или управляющий можете внести отсутствие для любого массажиста, и оно действует сразу.
• Массажисты могут сами запрашивать выходные, если Вы включите переключатель «Сотрудники могут запрашивать отсутствие в LineUp». Тогда запрос ждёт, пока Вы его одобрите или отклоните. По умолчанию переключатель выключен.
• Больничный вносится сразу, без одобрения, и Вы получаете уведомление.
• Половина дня (первая или вторая половина) становится перерывом на эту половину смены.

При внесении LineUp показывает записи, которые у массажиста уже есть на это время. Они остаются в силе, а Вы решаете, переносить ли их. На вкладке Сотрудники, в разделе Расписание, заголовок дня показывает, сколько сотрудников отсутствует. Если навести на эту метку, видно, кто именно.

Вкладка Год показывает дни отсутствия по видам и часы из смен каждого массажиста, с необязательной годовой нормой отпуска и экспортом в CSV для бухгалтера. LineUp не считает зарплату и сверхурочные.

Кабинеты

Если в студии кабинетов меньше, чем массажистов, включите Использовать рабочие места в Настройках студии. Затем:

1. кнопкой Добавить тип добавьте типы, например «Кабинет» или «Кабинет для пар»;
2. кнопкой Добавить рабочее место добавьте сами места, например «Кабинет A» и «Кабинет B», и назначьте каждому тип;
3. у каждой услуги в поле Тип рабочего места выберите, какой тип ей нужен.

Онлайн-запись тогда предлагает только время, когда свободны и массажист, и кабинет этого типа. При записи LineUp сам назначает свободный кабинет. Массаж по адресу клиента кабинет не занимает.

Неоконченные онлайн-записи очищаются сами

Когда клиент онлайн доходит до оплаты, LineUp уже удерживает его время, чтобы его тем временем не занял кто-то другой. В расписании это черновик: светло-серый блок с пунктирной рамкой.

• Черновик нельзя переместить или подтвердить, потому что клиент ещё записывается.
• Если Вам нужно это время, черновик можно отменить. Клиент при этом не получает сообщения.
• Если клиент не закончил запись, черновик удаляется сам через 30 минут после её начала. LineUp проверяет это каждые пять минут.
• Если клиент заплатил, но что-то застряло, LineUp завершает запись вместо того, чтобы удалять её.

Поэтому администратору не нужно убирать брошенные записи, а время не пропадает.

Записи, которые ждут подтверждения

Для услуги, у которой Вы включили подтверждение, онлайн-запись не попадает в расписание подтверждённой. В расписании она полосатая, с оранжевой рамкой. Откройте её, проверьте и подтвердите. Клиент после этого получает подтверждение.

Расписание на телефоне

То же расписание работает на телефоне: столбцы по массажистам, записи их цветов и нижнее меню с расписанием, сотрудниками, услугами, часами работы и настройками. Владелец так видит, кто свободен, и вне студии.

Первая неделя: в каком порядке всё настроить

1. Часы работы студии.
2. Услуги с длительностью и ценой.
3. Массажисты и услуги, которые они оказывают.
4. Смены, проще всего повторяющиеся.
5. Кабинеты, если их меньше, чем массажистов.
6. Смешанный режим, если Вы принимаете и клиентов без записи.
7. Отсутствия, если Вы хотите, чтобы массажисты запрашивали выходные в LineUp.

Команда LineUp может настроить Вашу студию за Вас: прайс-лист, команду, кабинеты и часы работы.