Un planning par praticien : rendez-vous, clients sans réservation et salles sur un seul écran

Dans un studio de massage avec une équipe, l'accueil doit savoir à tout moment trois choses : qui est libre, quelle salle est libre et où l'on peut placer le client qui vient d'entrer. LineUp l'affiche sur un seul écran, le Planning. Chaque praticien a sa colonne et sa couleur. Les rendez-vous, les clients sans réservation, les pauses et les créneaux bloqués sont au même endroit, et les réservations en ligne s'y inscrivent toutes seules.

Ce guide s'adresse aux propriétaires et à l'accueil. Il décrit comment lire le planning, comment y saisir des informations et ce que LineUp fait tout seul.

Où se trouve le planning

Ouvrez Gérer les établissements, choisissez le studio et l'onglet Gestion du planning. Sur mobile, Planning est le premier élément du menu du bas.

La barre du haut contient tout ce qu'il faut pour naviguer :

Commande	Ce qu'elle fait
Vue liste / Calendrier	La liste des réservations ou un calendrier avec une frise horaire
Période : 1, 3, 7	Un jour, trois ou sept jours
‹ Aujourd'hui ›	Période précédente, retour à aujourd'hui, période suivante
Vue : Par membre de l'équipe / Par jour	Une colonne par praticien, ou une colonne par jour avec les praticiens à l'intérieur

Comment lire le planning

• Le fond coloré d'une colonne est le créneau de travail de ce praticien. En dehors, le praticien ne reçoit pas de réservations en ligne.
• Les zones grises sont en dehors des horaires d'ouverture du studio.
• La ligne rouge est l'heure actuelle.
• Un rendez-vous est un bloc de la couleur du praticien, avec l'heure, le nom du client et la prestation.

L'état d'un rendez-vous se voit sur le bloc lui-même :

Aspect	État
Pleine couleur du praticien	Rendez-vous confirmé
Rayures et bordure orange	En attente : attend la confirmation du studio
Gris clair, bordure en pointillés	Brouillon : le client est encore en train de réserver en ligne

Les rendez-vous annulés disparaissent du calendrier et libèrent le créneau.

La période 3 ou 7 affiche plusieurs jours à la fois, jusqu'à une semaine entière. Dans la vue Par jour, chaque jour a des couloirs pour les praticiens.

Saisir un rendez-vous, un client sans réservation, une pause et un blocage

Les boutons Nouveau rendez-vous et Ajouter une pause se trouvent au-dessus du planning, et en mode hybride Nouveau ticket s'y ajoute. Il est plus rapide de cliquer sur un emplacement vide dans la colonne du praticien. LineUp demande alors ce que vous voulez saisir, avec l'heure et le praticien déjà choisis :

• Nouveau rendez-vous : prestation, praticien, heure et coordonnées du client. Le client peut recevoir une confirmation.
• Nouveau ticket (en mode hybride) : un client entré sans réservation obtient une place dans la file d'attente.
• Ajouter une pause : déjeuner, réunion ou pause personnelle du praticien. La pause doit se trouver dans le créneau de travail et peut se répéter chaque jour, chaque semaine ou chaque mois.
• Bloquer un créneau : ferme le créneau aux réservations en ligne, par exemple pour nettoyer une salle ou pour une livraison.

Déplacer un rendez-vous

Faites glisser le rendez-vous vers un autre horaire ou dans la colonne d'un autre praticien. La modification est enregistrée dès que vous relâchez.

Clients sans réservation et rendez-vous ensemble

Un studio qui accepte à la fois les réservations et les clients qui entrent de la rue travaille en mode hybride. Il s'active dans les Paramètres de l'établissement, sous Mode de fonctionnement. Nouveau ticket apparaît alors aussi sur le planning.

Le ticket est un client dans la file d'attente. À la saisie, vous choisissez la prestation et, si vous le souhaitez, vous envoyez au client une confirmation avec son numéro dans la file, par SMS ou par e-mail. Les tickets actifs s'alignent sur le planning à partir de l'heure actuelle, dans l'ordre où ils ont été saisis, en contournant les rendez-vous réservés. L'accueil voit ainsi quand le praticien arrivera jusqu'au client qui attend et n'a pas à le calculer sur papier.

LineUp n'attribue pas de ticket à un praticien qui est en pause ou absent.

Créneaux de travail et pauses

Les créneaux de travail se saisissent dans l'onglet Équipe, sous Tous les créneaux : un par un avec le bouton Ajouter un créneau de travail, ou pour plusieurs semaines avec le bouton Ajouter des créneaux récurrents. La réservation en ligne ne propose que les horaires situés dans un créneau de travail, hors pauses et hors rendez-vous déjà pris.

Entre les rendez-vous, la réservation en ligne laisse un intervalle, par exemple pour préparer la salle. Vous définissez le nombre de minutes dans les Paramètres de l'établissement, dans le champ Temps tampon entre les rendez-vous (minutes).

Congés : vacances, arrêt maladie, jours de repos

Vous saisissez les vacances, les arrêts maladie et les jours de repos sur la page Congés du menu. Un praticien absent n'est pas proposé pour les réservations en ligne ni pour les clients de la file.

• Vous ou un responsable pouvez saisir un congé pour n'importe quel praticien, et il s'applique tout de suite.
• Les praticiens peuvent demander eux-mêmes des jours de repos si vous activez l'interrupteur « Les membres de l'équipe peuvent demander un congé dans LineUp ». La demande attend alors que vous l'approuviez ou la refusiez. L'interrupteur est désactivé par défaut.
• L'arrêt maladie se saisit tout de suite, sans approbation, et vous recevez une notification.
• Une demi-journée (la première ou la seconde moitié) devient une pause sur cette moitié du créneau de travail.

À la saisie, LineUp affiche les rendez-vous que le praticien a déjà à ce moment-là. Ils restent réservés, et c'est vous qui décidez de les déplacer ou non. Dans l'onglet Équipe, dans la Vue planning, l'en-tête du jour indique combien de membres de l'équipe sont absents. Quand vous survolez ce repère, vous voyez lesquels.

L'onglet Année affiche les jours d'absence par type et les heures issues des créneaux de travail pour chaque praticien, avec un quota de congés annuels facultatif et un export CSV pour le comptable. LineUp ne calcule ni les salaires ni les heures supplémentaires.

Salles

Si le studio a moins de salles que de praticiens, activez Utiliser les postes de travail dans les Paramètres de l'établissement. Ensuite :

1. avec le bouton Ajouter un type, ajoutez des types, par exemple « Salle » ou « Salle pour couples » ;
2. avec le bouton Ajouter un poste de travail, ajoutez les postes eux-mêmes, par exemple « Salle A » et « Salle B », et attribuez-leur un type ;
3. sur la prestation, sous Type de poste de travail, choisissez le type nécessaire.

En ligne, on ne propose alors que les horaires où le praticien et une salle de ce type sont tous deux libres. À la réservation, LineUp attribue lui-même une salle libre. Un massage à l'adresse du client n'occupe pas de salle.

Les réservations en ligne inachevées se nettoient toutes seules

Quand un client arrive au paiement en ligne, LineUp retient déjà son créneau, pour que personne d'autre ne le prenne entre-temps. Sur le planning, c'est un brouillon : un bloc gris clair à bordure en pointillés.

• Un brouillon ne peut être ni déplacé ni confirmé, car le client est encore en train de réserver.
• Si vous avez besoin de ce créneau, vous pouvez annuler le brouillon. Le client ne reçoit alors pas de message.
• Si le client ne termine pas, le brouillon se supprime tout seul 30 minutes après son début. LineUp le vérifie toutes les cinq minutes.
• Si le client a payé et que quelque chose s'est bloqué, LineUp termine la réservation au lieu de la supprimer.

L'accueil n'a donc pas à nettoyer les réservations abandonnées, et le temps n'est pas perdu.

Les rendez-vous en attente de confirmation

Pour une prestation pour laquelle vous avez activé la confirmation, la réservation en ligne n'entre pas comme confirmée. Sur le planning, elle est rayée, avec une bordure orange. Ouvrez-la, vérifiez-la et confirmez-la. Le client reçoit alors la confirmation.

Le planning sur mobile

Le même planning fonctionne sur mobile : colonnes par praticien, rendez-vous dans leurs couleurs et menu du bas avec le planning, l'équipe, les prestations, les horaires et les paramètres. Le propriétaire voit ainsi, même en dehors du studio, qui est libre.

La première semaine : l'ordre de mise en place

1. Les horaires d'ouverture du studio.
2. Les prestations avec leur durée et leur prix.
3. Les praticiens et les prestations qu'ils réalisent.
4. Les créneaux de travail, le plus simple étant en récurrence.
5. Les salles, s'il y en a moins que de praticiens.
6. Le mode hybride, si vous acceptez aussi les clients sans réservation.
7. Les congés, si vous voulez que les praticiens demandent leurs jours de repos dans LineUp.

L'équipe LineUp peut configurer votre studio à votre place : tarifs, équipe, salles et horaires d'ouverture.