Calendario por terapeuta: citas, clientes sin cita y salas en una sola pantalla

En un centro de masaje con equipo, la recepción necesita saber en todo momento tres cosas: quién está libre, qué sala está libre y dónde cabe el cliente que acaba de entrar. LineUp lo muestra en una sola pantalla, la Agenda. Cada terapeuta tiene su propia columna y su color. Las citas, los clientes sin cita, los descansos y el tiempo bloqueado están en un solo lugar, y las reservas en línea aparecen solas.

Esta guía es para propietarios y recepción. Explica cómo leer la agenda, cómo añadirle cosas y qué hace LineUp por su cuenta.

Dónde está la agenda

Abra Gestión del establecimiento, elija el establecimiento y la pestaña Gestión de la agenda. En el móvil, Agenda es la primera opción del menú inferior.

La barra superior tiene todo lo necesario para moverse:

Control	Qué hace
Vista de lista / Calendario	Una lista de reservas, o un calendario con línea de tiempo
Periodo: 1, 3, 7	Un día, tres días o siete días
‹ Hoy ›	Periodo anterior, volver a hoy, periodo siguiente
Vista: Por empleado / Por día	Una columna por terapeuta, o una columna por día con los terapeutas dentro

Cómo leer la agenda

• El fondo de color de una columna es el turno de ese terapeuta. Fuera de él, el terapeuta no recibe reservas en línea.
• Las zonas grises quedan fuera del horario de apertura del establecimiento.
• La línea roja es la hora actual.
• Una cita es un bloque del color del terapeuta, con la hora, el nombre del cliente y el servicio.

El estado de una cita se ve en el propio bloque:

Aspecto	Estado
Color sólido del terapeuta	Confirmada
Rayas y borde naranja	Pendiente: espera que el establecimiento la confirme
Gris claro, borde discontinuo	Borrador: el cliente aún está reservando en línea

Las citas canceladas desaparecen del calendario y liberan el tiempo.

El periodo 3 o 7 muestra varios días a la vez, hasta una semana entera. En la vista Por día, cada día tiene un carril por terapeuta.

Añadir una cita, un cliente sin cita, un descanso o un bloqueo

Los botones Nueva cita y Añadir descanso están encima de la agenda, y en el Modo híbrido se les une Nuevo número. Es más rápido hacer clic en un hueco vacío de la columna de un terapeuta. LineUp le pregunta entonces qué quiere añadir, con la hora y el terapeuta ya elegidos:

• Nueva cita: servicio, terapeuta, hora y datos del cliente. El cliente puede recibir una confirmación.
• Nuevo número (en el Modo híbrido): un cliente que ha entrado sin reserva recibe un puesto en la cola.
• Añadir descanso: comida, una reunión o un descanso personal de un terapeuta. Un descanso debe estar dentro del turno y puede repetirse a diario, cada semana o cada mes.
• Bloquear horario: cierra un hueco a las reservas en línea, por ejemplo para limpiar una sala o recibir un pedido.

Mover una cita

Arrastre una cita a otra hora o a la columna de otro terapeuta. El cambio se guarda en cuanto la suelta.

Clientes sin cita y citas, juntos

Un establecimiento que atiende tanto reservas como clientes que entran de la calle trabaja en Modo híbrido. Se activa en Ajustes del establecimiento, en Modo de funcionamiento. Nuevo número aparece entonces en la agenda.

Un número es un cliente en la cola. Al añadirlo, elige el servicio y, si quiere, envía al cliente una confirmación con su puesto en la cola por SMS o correo electrónico. Los números activos se colocan en la agenda a partir de la hora actual, en el orden en que se añadieron, alrededor de las citas reservadas. La recepción ve cuándo atenderá el terapeuta al cliente que espera, sin hacer cuentas en papel.

LineUp no asigna un número a un terapeuta que está en un descanso o ausente.

Turnos y descansos

Los turnos se fijan en la pestaña Personal, en Todos los turnos: uno a uno con Añadir turno, o para varias semanas con Añadir periódicos. La reserva en línea ofrece solo horas dentro de un turno, sin descansos y sin citas ya reservadas.

La reserva en línea deja un hueco entre citas, por ejemplo para preparar la sala. Los minutos se fijan en Ajustes del establecimiento, en Tiempo de margen entre citas (minutos).

Ausencias: vacaciones, bajas por enfermedad, días libres

Las vacaciones, las bajas por enfermedad y los días libres se registran en la página Ausencias del menú. Un terapeuta ausente no se ofrece para reservas en línea ni para clientes sin cita.

• Usted o un encargado pueden registrar una ausencia de cualquier terapeuta, y se aplica al instante.
• Los terapeutas pueden solicitar ausencias ellos mismos si activa "Los empleados pueden solicitar ausencias en LineUp". Su solicitud espera entonces a que usted la apruebe o la rechace. El interruptor está desactivado por defecto.
• La baja por enfermedad se registra al instante, sin aprobación, y usted recibe un aviso.
• Medio día (la mitad de la mañana o de la tarde) se convierte en un descanso durante esa mitad del turno.

Al introducir una ausencia, LineUp muestra las citas que el terapeuta ya tiene en ese tiempo. Siguen reservadas y usted decide si las mueve. En la pestaña Personal, en Vista de horario, la cabecera de cada día muestra cuántos empleados están ausentes. Pase el cursor por esa insignia para ver quiénes.

La pestaña Año muestra los días de ausencia de cada terapeuta por tipo y las horas de sus turnos, con un cupo opcional de vacaciones anuales y una exportación en CSV para la asesoría. LineUp no calcula sueldos ni horas extra.

Salas

Si el establecimiento tiene menos salas que terapeutas, active Usar puestos de trabajo en Ajustes del establecimiento. Después:

1. añada los tipos con Añadir tipo, por ejemplo "Sala" o "Sala para parejas";
2. añada las propias salas con Añadir puesto de trabajo, por ejemplo "Sala A" y "Sala B", y asigne un tipo a cada una;
3. en cada servicio, elija en Tipo de puesto qué tipo necesita.

La reserva en línea ofrece entonces solo horas en que están libres tanto el terapeuta como una sala de ese tipo. LineUp asigna una sala libre al hacerse la reserva. Un masaje en la dirección del cliente no ocupa sala.

Las reservas en línea sin terminar se limpian solas

Cuando un cliente llega al paso de pago en línea, LineUp ya le reserva su hora para que nadie más la tome mientras tanto. En la agenda esto es un borrador: un bloque gris claro con borde discontinuo.

• Un borrador no se puede mover ni confirmar, porque el cliente todavía está reservando.
• Si necesita esa hora, puede cancelar el borrador. El cliente no recibe ningún mensaje.
• Si el cliente no termina, el borrador se elimina solo 30 minutos después de que empezó. LineUp lo comprueba cada cinco minutos.
• Si el cliente ha pagado pero algo se quedó atascado, LineUp completa la reserva en lugar de eliminarla.

Así la recepción no tiene que limpiar reservas abandonadas y no se pierde tiempo.

Citas pendientes de confirmación

En un servicio con la confirmación activada, una reserva en línea no entra confirmada. En la agenda aparece rayada, con borde naranja. Ábrala, revísela y confírmela. El cliente recibe entonces la confirmación.

La agenda en el móvil

La misma agenda funciona en el móvil: columnas por terapeuta, citas con sus colores y un menú inferior con la agenda, el personal, los servicios, el horario y los ajustes. El propietario también puede ver quién está libre desde fuera del establecimiento.

La primera semana: qué configurar, por orden

1. El horario de apertura del establecimiento.
2. Los servicios con duración y precio.
3. Los terapeutas y qué servicios realizan.
4. Los turnos, lo más fácil como periódicos.
5. Las salas, si hay menos que terapeutas.
6. El Modo híbrido, si también atiende a clientes sin cita.
7. Las ausencias, si quiere que los terapeutas soliciten ausencias en LineUp.

El equipo de LineUp puede configurar su establecimiento por usted: lista de precios, equipo, salas y horario.