Kalendar po terapeutima: termini, klijenti bez rezervacije i sobe na jednom ekranu

U masažnom studiju s timom recepcija u svakom trenutku mora znati tri stvari: ko je slobodan, koja je soba slobodna i gdje se može ubaciti klijent koji je upravo ušao. LineUp to prikazuje na jednom ekranu, Rasporedu. Svaki terapeut ima svoju kolonu i svoju boju. Termini, klijenti bez rezervacije, pauze i blokirano vrijeme su na istom mjestu, a online rezervacije se upisuju same.

Ovaj vodič je za vlasnike i recepciju. Opisuje kako se raspored čita, kako se u njega upisuje i šta LineUp radi sam.

Gdje je raspored

Otvorite Upravljanje studijem, odaberite studio i karticu Upravljanje rasporedom. Na mobitelu je Raspored prva stavka donjeg menija.

Gornja traka ima sve što treba za kretanje:

Kontrola	Šta radi
Prikaz liste / Kalendar	Popis rezervacija ili kalendar s vremenskom linijom
Razdoblje: 1, 3, 7	Jedan dan, tri ili sedam dana
‹ Danas ›	Prethodno razdoblje, povratak na danas, sljedeće razdoblje
Prikaz: Po uposleniku / Po danu	Kolona po terapeutu, ili kolona po danu s terapeutima unutar nje

Kako čitati raspored

• Obojena pozadina kolone je smjena tog terapeuta. Izvan nje terapeut ne prima online rezervacije.
• Siva polja su izvan radnog vremena studija.
• Crvena linija je trenutno vrijeme.
• Termin je blok u boji terapeuta, s vremenom, imenom klijenta i uslugom.

Stanje termina vidi se na samom bloku:

Izgled	Stanje
Puna boja terapeuta	Potvrđen termin
Pruge i narandžasti rub	Na čekanju: čeka potvrdu studija
Svijetlosiva, isprekidana ivica	Nacrt: klijent još rezerviše online

Otkazani termini nestaju iz kalendara i oslobađaju vrijeme.

Razdoblje 3 ili 7 prikazuje više dana odjednom, do cijele sedmice. U prikazu Po danu svaki dan ima trake za terapeute.

Upis termina, klijenta bez rezervacije, pauze i blokade

Dugmad Novi termin i Dodaj pauzu nalaze se iznad rasporeda, a u kombinovanom načinu uz njih i Novi broj u redu. Brže je kliknuti prazno mjesto u koloni terapeuta. LineUp tada pita šta želite upisati, a vrijeme i terapeut su već odabrani:

• Novi termin: usluga, terapeut, vrijeme i podaci klijenta. Klijent može dobiti potvrdu.
• Novi broj u redu (u kombinovanom načinu): klijent koji je ušao bez rezervacije dobiva mjesto u redu.
• Dodaj pauzu: ručak, sastanak ili lična pauza terapeuta. Pauza mora biti unutar smjene i može se ponavljati dnevno, sedmično ili mjesečno.
• Blokiraj vrijeme: zatvara vrijeme za online rezervacije, na primjer za čišćenje sobe ili dostavu.

Premještanje termina

Termin povucite na drugo vrijeme ili u kolonu drugog terapeuta. Promjena se sprema čim ga pustite.

Klijenti bez rezervacije i termini zajedno

Studio koji prima i rezervacije i klijente koji uđu s ulice radi u kombinovanom načinu. Uključuje se u Postavkama studija, pod Način rada. Tada se na rasporedu pojavljuje i Novi broj u redu.

Broj u redu je klijent u redu čekanja. Pri upisu odaberete uslugu i, ako želite, pošaljete klijentu potvrdu s brojem u redu, SMS-om ili e-mailom. Aktivni brojevi se na rasporedu slažu od trenutnog vremena, redom kojim su upisani, i zaobilaze rezervisane termine. Recepcija tako vidi kad će terapeut stići do klijenta koji čeka i ne mora to računati na papiru.

LineUp broj u redu ne dodjeljuje terapeutu koji je na pauzi ili je odsutan.

Smjene i pauze

Smjene se upisuju na kartici Uposlenici, pod Sve smjene: pojedinačno dugmetom Dodaj smjenu ili za više sedmica dugmetom Dodaj ponavljajuće. Online rezervacije nude samo vrijeme unutar smjene, bez pauza i već zauzetih termina.

Između termina online rezervacija ostavlja razmak, na primjer za pripremu sobe. Koliko minuta, zadajete u Postavkama studija, u polju Razmak između termina (minute).

Odsustva: godišnji, bolovanje, slobodni dani

Godišnji odmor, bolovanje i slobodne dane upisujete na stranici Odsustva u meniju. Terapeut koji je odsutan ne nudi se za online rezervacije ni za klijente u redu.

• Vi ili menadžer možete upisati odsustvo za bilo kojeg terapeuta, i ono vrijedi odmah.
• Terapeuti mogu sami tražiti slobodne dane ako uključite prekidač „Uposlenici smiju tražiti odsustvo u LineUp-u“. Tada zahtjev čeka da ga odobrite ili odbijete. Prekidač je zadano isključen.
• Bolovanje se upisuje odmah, bez odobrenja, a Vi dobijete obavijest.
• Pola dana (prva ili druga polovina) postaje pauza preko te polovine smjene.

Pri upisu LineUp prikaže termine koje terapeut već ima u to vrijeme. Oni ostaju rezervisani, a Vi odlučujete hoćete li ih premjestiti. Na kartici Uposlenici, u Prikazu rasporeda, zaglavlje dana prikazuje koliko je uposlenika odsutno. Kad pokažete na tu oznaku, vidite ko.

Kartica Godina prikazuje dane odsustva po vrsti i sate iz smjena za svakog terapeuta, uz neobaveznu kvotu godišnjeg odmora i izvoz u CSV za knjigovođu. LineUp ne obračunava plate ni prekovremene sate.

Sobe

Ako studio ima manje soba nego terapeuta, uključite Koristi radna mjesta u Postavkama studija. Zatim:

1. dugmetom Dodaj vrstu dodajte vrste, na primjer „Soba“ ili „Soba za parove“;
2. dugmetom Dodaj radno mjesto dodajte sama mjesta, na primjer „Soba A“ i „Soba B“, i dodijelite im vrstu;
3. na usluzi pod Vrsta radnog mjesta odaberite koju vrstu treba.

Online se tada nudi samo vrijeme u kojem su slobodni i terapeut i soba te vrste. LineUp pri rezervaciji sam dodijeli slobodnu sobu. Masaža na adresi klijenta ne zauzima sobu.

Nedovršene online rezervacije se čiste same

Kad klijent online dođe do plaćanja, LineUp već drži njegovo vrijeme, da ga u međuvremenu ne uzme neko drugi. Na rasporedu je to nacrt: svijetlosivi blok s isprekidanom ivicom.

• Nacrt se ne može premjestiti ni potvrditi, jer klijent još rezerviše.
• Ako Vam treba to vrijeme, nacrt možete otkazati. Klijent pritom ne dobije poruku.
• Ako klijent ne završi, nacrt se sam briše 30 minuta nakon što je počeo. LineUp to provjerava svakih pet minuta.
• Ako je klijent platio, a nešto je zapelo, LineUp dovrši rezervaciju umjesto da je obriše.

Recepcija zato ne mora čistiti napuštene rezervacije, a vrijeme se ne gubi.

Termini koji čekaju potvrdu

Za uslugu kojoj ste uključili potvrdu online rezervacija ne ulazi kao potvrđena. Na rasporedu je prugasta, s narandžastim rubom. Otvorite je, provjerite i potvrdite. Klijent tada dobije potvrdu.

Raspored na mobitelu

Isti raspored radi na mobitelu: kolone po terapeutima, termini u njihovim bojama i donji meni s rasporedom, uposlenicima, uslugama, radnim vremenom i postavkama. Vlasnik tako i izvan studija vidi ko je slobodan.

Prva sedmica: redoslijed postavljanja

1. Radno vrijeme studija.
2. Usluge s trajanjem i cijenom.
3. Terapeuti i koje usluge rade.
4. Smjene, najlakše kao ponavljajuće.
5. Sobe, ako ih ima manje nego terapeuta.
6. Kombinovani način, ako primate i klijente bez rezervacije.
7. Odsustva, ako želite da terapeuti traže slobodne dane u LineUpu.

LineUp tim može postaviti Vaš studio umjesto Vas: cjenik, tim, sobe i radno vrijeme.