تقويم حسب المعالج: المواعيد والزبائن بلا حجز والغرف على شاشة واحدة

في استوديو مساج له فريق، يحتاج الاستقبال في كل لحظة إلى معرفة ثلاثة أشياء: من متاح، وأي غرفة فارغة، وأين يمكن أن يتسع الزبون الذي وصل للتو. يعرض LineUp ذلك على شاشة واحدة هي الجدول. لكل معالج عموده ولونه. وتجتمع في مكان واحد المواعيد والزبائن القادمون بلا حجز والاستراحات والأوقات المحجوبة، وتظهر الحجوزات عبر الإنترنت من تلقاء نفسها.

هذا الدليل للمالكين والاستقبال. وهو يشرح كيف تقرأ الجدول، وكيف تضيف إليه، وما الذي يفعله LineUp من تلقاء نفسه.

أين الجدول

افتح إدارة المتجر، واختر الاستوديو وتبويب Schedule Management. وعلى الهاتف، الجدول هو أول عنصر في القائمة السفلية.

في الشريط العلوي كل ما تحتاجه للتنقل:

عنصر التحكم	ما الذي يفعله
عرض القائمة / التقويم	قائمة بالحجوزات، أو تقويم بخط زمني
الفترة: 1 و3 و7	يوم واحد أو ثلاثة أيام أو سبعة أيام
‹ اليوم ›	الفترة السابقة، والعودة إلى اليوم، والفترة التالية
العرض: حسب الموظفين / حسب اليوم	عمود لكل معالج، أو عمود لكل يوم والمعالجون داخله

كيف تقرأ الجدول

• الخلفية الملونة للعمود هي وردية ذلك المعالج. وخارجها لا يقبل المعالج حجوزات عبر الإنترنت.
• المناطق الرمادية خارج ساعات عمل الاستوديو.
• الخط الأحمر هو الوقت الحالي.
• الموعد كتلة بلون المعالج، عليها الوقت واسم العميل والخدمة.

وتظهر حالة الموعد على الكتلة نفسها:

يبدو هكذا	الحالة
لون المعالج الصلب	مؤكد
خطوط وحد برتقالي	قيد الانتظار: بانتظار تأكيد الاستوديو
رمادي فاتح، حد متقطع	مسودة: ما زال العميل يحجز عبر الإنترنت

تختفي المواعيد الملغاة من التقويم ويتحرر وقتها.

الفترة 3 أو 7 تعرض عدة أيام معاً، حتى أسبوع كامل. وفي عرض حسب اليوم يكون لكل يوم مسار لكل معالج.

إضافة موعد أو زبون بلا حجز أو استراحة أو حجب

يقع زرّا موعد جديد وإضافة استراحة فوق الجدول، وينضم إليهما تذكرة جديدة في الوضع المختلط. والأسرع أن تنقر على خانة فارغة في عمود المعالج. فيسألك LineUp عمّا تريد إضافته، والوقت والمعالج مختاران مسبقاً:

• موعد جديد: الخدمة والمعالج والوقت وبيانات العميل. ويمكن أن يصل العميل تأكيد.
• تذكرة جديدة (في الوضع المختلط): الزبون الذي جاء بلا حجز يحصل على مكان في الطابور.
• إضافة استراحة: غداء أو اجتماع أو استراحة شخصية لمعالج. يجب أن تقع الاستراحة داخل الوردية ويمكن أن تتكرر يومياً أو أسبوعياً أو شهرياً.
• حجب الوقت: يغلق فترة أمام الحجز عبر الإنترنت، مثلاً لتنظيف غرفة أو لاستلام بضاعة.

نقل موعد

اسحب الموعد إلى وقت آخر أو إلى عمود معالج آخر. ويُحفظ التغيير بمجرد أن تُفلته.

الزبائن بلا حجز والمواعيد معاً

الاستوديو الذي يقبل الحجوزات والزبائن القادمين من الشارع يعمل بـ الوضع المختلط. تفعّله في إعدادات المتجر تحت وضع التشغيل. وبعدها يظهر تذكرة جديدة في الجدول.

التذكرة هي زبون في الطابور. وعند إضافتها تختار الخدمة، وإن شئت ترسل للزبون تأكيداً بمكانه في الطابور عبر SMS أو البريد الإلكتروني. وتُرتَّب التذاكر النشطة في الجدول ابتداءً من الوقت الحالي، بترتيب إضافتها، حول المواعيد المحجوزة. فيرى الاستقبال متى سيصل المعالج إلى الزبون المنتظر دون أن يحسب ذلك على الورق.

ولا يعطي LineUp تذكرة لمعالج في استراحة أو غائب.

الورديات والاستراحات

تُضبط الورديات في تبويب الموظفون، تحت All Shifts: واحدة في كل مرة بـ Add Shift، أو لعدة أسابيع بـ Add Recurring. ولا يعرض الحجز عبر الإنترنت إلا الأوقات الواقعة داخل وردية، دون الاستراحات ودون المواعيد المحجوزة.

يترك الحجز عبر الإنترنت فاصلاً بين المواعيد، مثلاً لتجهيز الغرفة. وتضبط الدقائق في إعدادات المتجر، في وقت الفاصل بين المواعيد (دقائق).

الغيابات: العطلات والإجازات المرضية وأيام الراحة

تسجّل العطلات والإجازات المرضية وأيام الراحة في صفحة الغيابات في القائمة. ولا يُعرض المعالج الغائب للحجز عبر الإنترنت ولا للزبائن القادمين بلا حجز.

• أنت أو المدير يمكنكما تسجيل غياب أي معالج، ويسري فوراً.
• يستطيع المعالجون طلب الإجازة بأنفسهم إذا فعّلت "يمكن للموظفين طلب إجازة في LineUp". فيبقى طلبهم بانتظار موافقتك أو رفضك. وهذا المفتاح مغلق افتراضياً.
• الإجازة المرضية تُسجَّل فوراً، دون موافقة، وتُبلَّغ بها.
• نصف يوم (النصف الصباحي أو المسائي) يصبح استراحة على ذلك النصف من الوردية.

عند إدخال غياب، يعرض LineUp المواعيد التي لدى المعالج في ذلك الوقت. وتبقى محجوزة، وأنت تقرر هل تنقلها. وفي تبويب الموظفون، ضمن عرض الجدول، يبيّن رأس كل يوم كم موظفاً غائباً. أشِر إلى تلك الشارة لترى من هم.

يعرض تبويب سنة أيام غياب كل معالج حسب النوع وساعات ورديته، مع رصيد إجازة سنوية اختياري وتصدير CSV للمحاسب. ولا يحسب LineUp الأجور ولا العمل الإضافي.

الغرف

إذا كان في الاستوديو غرف أقل من المعالجين، ففعّل استخدام محطات العمل في إعدادات المتجر. وبعدها:

1. أضف الأنواع بـ إضافة نوع، مثل "غرفة" أو "غرفة للزوجين"؛
2. أضف الغرف نفسها بـ إضافة محطة عمل، مثل "غرفة A" و"غرفة B"، وأعطِ كل واحدة نوعاً؛
3. في كل خدمة، اختر تحت نوع محطة العمل النوع الذي تحتاجه.

عندها لا يعرض الحجز عبر الإنترنت إلا الأوقات التي يكون فيها المعالج وغرفة من ذلك النوع متاحين معاً. ويخصص LineUp غرفة حرة عند إجراء الحجز. والمساج في عنوان العميل لا يحتاج إلى غرفة.

الحجوزات غير المكتملة عبر الإنترنت تنظّف نفسها

عندما يصل العميل إلى خطوة الدفع عبر الإنترنت، يحتفظ LineUp بوقته فلا يأخذه أحد في هذه الأثناء. وهذا يظهر في الجدول مسودة: كتلة رمادية فاتحة بحد متقطع.

• لا يمكن نقل المسودة ولا تأكيدها، لأن العميل ما زال يحجز.
• إذا احتجت إلى الوقت، يمكنك إلغاء المسودة. ولا تصل العميل أي رسالة.
• وإذا لم يُكمل العميل، تُزال المسودة من تلقاء نفسها بعد 30 دقيقة من بدئه. ويفحص LineUp كل خمس دقائق.
• وإذا كان العميل قد دفع لكن شيئاً تعثّر، فإن LineUp يُتم الحجز بدلاً من إزالته.

وهكذا لا يضطر الاستقبال إلى تنظيف الحجوزات المتروكة، ولا يضيع وقت.

المواعيد بانتظار التأكيد

في الخدمة التي فعّلت فيها التأكيد، لا يصل الحجز عبر الإنترنت مؤكداً. ويظهر في الجدول مخططاً بحد برتقالي. افتحه وراجعه وأكّده. وعندها يصل العميل التأكيد.

الجدول على الهاتف

يعمل الجدول نفسه على الهاتف: أعمدة حسب المعالج، والمواعيد بألوانها، وقائمة سفلية فيها الجدول والموظفون والخدمات والساعات والإعدادات. ويستطيع المالك أن يرى من هو متاح وهو خارج الاستوديو أيضاً.

الأسبوع الأول: ما الذي تضبطه، بالترتيب

1. ساعات عمل الاستوديو.
2. الخدمات بمدتها وسعرها.
3. المعالجون وأي الخدمات يقدّمون.
4. الورديات، والأسهل أن تكون متكررة.
5. الغرف، إن كان عددها أقل من المعالجين.
6. الوضع المختلط، إن كنت تقبل أيضاً زبائن بلا حجز.
7. الغيابات، إن أردت أن يطلب المعالجون الإجازة في LineUp.

يستطيع فريق LineUp إعداد استوديوك لك: قائمة الأسعار والفريق والغرف والساعات.