Kalendar po terapeutima: termini, klijenti bez rezervacije i sobe na jednom ekranu

U masažnom studiju s timom recepcija mora u svakom trenutku znati tri stvari: tko je slobodan, koja je soba slobodna i gdje se može ubaciti klijent koji je upravo ušao. LineUp to pokazuje na jednom ekranu, Rasporedu. Svaki terapeut ima svoj stupac i svoju boju. Termini, klijenti bez rezervacije, pauze i blokirano vrijeme su na istom mjestu, a online rezervacije se upisuju same.

Ovaj vodič je za vlasnike i recepciju. Opisuje kako se raspored čita, kako se u njega upisuje i što LineUp radi sam.

Gdje je raspored

Otvorite Upravljanje poslovnicama, odaberite studio i karticu Upravljanje rasporedom. Na mobitelu je Raspored prva stavka donjeg izbornika.

Gornja traka ima sve što treba za kretanje:

Kontrola	Što radi
Prikaz liste / Kalendar	Popis rezervacija ili kalendar s vremenskom crtom
Razdoblje: 1, 3, 7	Jedan dan, tri ili sedam dana
‹ Danas ›	Prethodno razdoblje, povratak na danas, sljedeće razdoblje
Prikaz: Po radnicima / Po danima	Stupac po terapeutu, ili stupac po danu s terapeutima unutar njega

Kako čitati raspored

• Obojena pozadina stupca je smjena tog terapeuta. Izvan nje terapeut ne prima online rezervacije.
• Siva polja su izvan radnog vremena studija.
• Crvena crta je trenutno vrijeme.
• Termin je blok u boji terapeuta, s vremenom, imenom klijenta i uslugom.

Stanje termina vidi se na samom bloku:

Izgled	Stanje
Puna boja terapeuta	Potvrđen termin
Pruge i narančasti rub	Na čekanju: čeka potvrdu studija
Svijetlosiv, iscrtkani rub	Nacrt: klijent još rezervira online

Otkazani termini nestaju iz kalendara i oslobađaju vrijeme.

Razdoblje 3 ili 7 pokazuje više dana odjednom, do cijelog tjedna. U prikazu Po danima svaki dan ima trake za terapeute.

Upis termina, klijenta bez rezervacije, pauze i blokade

Gumbi Novi termin i Dodaj pauzu stoje iznad rasporeda, a u hibridnom načinu uz njih i Novi tiket. Brže je kliknuti prazno mjesto u stupcu terapeuta. LineUp tada pita što želite upisati, a vrijeme i terapeut su već odabrani:

• Novi termin: usluga, terapeut, vrijeme i podaci klijenta. Klijent može dobiti potvrdu.
• Novi tiket (u hibridnom načinu): klijent koji je ušao bez rezervacije dobiva mjesto u redu.
• Dodaj pauzu: ručak, sastanak ili osobna pauza terapeuta. Pauza mora biti unutar smjene i može se ponavljati dnevno, tjedno ili mjesečno.
• Blokiraj termin: zatvara vrijeme za online rezervacije, na primjer za čišćenje sobe ili dostavu.

Premještanje termina

Termin povucite na drugo vrijeme ili u stupac drugog terapeuta. Promjena se sprema čim ga pustite.

Klijenti bez rezervacije i termini zajedno

Studio koji prima i rezervacije i klijente koji uđu s ulice radi u hibridnom načinu. Uključuje se u Postavkama poslovnice, pod Način rada. Tada se na rasporedu pojavljuje i Novi tiket.

Tiket je klijent u redu čekanja. Pri upisu odaberete uslugu i, ako želite, pošaljete klijentu potvrdu s brojem u redu, SMS-om ili e-mailom. Aktivni tiketi se na rasporedu slažu od trenutnog vremena, redom kojim su upisani, i zaobilaze rezervirane termine. Recepcija tako vidi kad će terapeut stići do klijenta koji čeka i ne mora to računati na papiru.

LineUp tiket ne dodjeljuje terapeutu koji je na pauzi ili je odsutan.

Smjene i pauze

Smjene se upisuju na kartici Osoblje, pod Sve smjene: pojedinačno gumbom Dodaj smjenu ili za više tjedana gumbom Dodaj ponavljajuće. Online rezervacije nude samo vrijeme unutar smjene, bez pauza i već zauzetih termina.

Između termina online rezervacija ostavlja razmak, na primjer za pripremu sobe. Koliko minuta, zadajete u Postavkama poslovnice, u polju Vrijeme odmora između termina (minute).

Odsutnosti: godišnji, bolovanje, slobodni dani

Godišnji odmor, bolovanje i slobodne dane upisujete na stranici Odsutnosti u izborniku. Terapeut koji je odsutan ne nudi se za online rezervacije ni za klijente u redu.

• Vi ili menadžer možete upisati odsutnost za bilo kojeg terapeuta, i ona vrijedi odmah.
• Terapeuti mogu sami tražiti slobodne dane ako uključite prekidač "Radnici mogu tražiti slobodne dane u LineUpu". Tada zahtjev čeka da ga odobrite ili odbijete. Prekidač je zadano isključen.
• Bolovanje se upisuje odmah, bez odobrenja, a Vi dobijete obavijest.
• Pola dana (prva ili druga polovica) postaje pauza preko te polovice smjene.

Pri upisu LineUp pokaže termine koje terapeut već ima u to vrijeme. Oni ostaju rezervirani, a Vi odlučujete hoćete li ih premjestiti. Na kartici Osoblje, u Prikazu rasporeda, zaglavlje dana pokazuje koliko je radnika odsutno. Kad pokažete na tu oznaku, vidite tko.

Kartica Godina pokazuje dane odsutnosti po vrsti i sate iz smjena za svakog terapeuta, uz neobaveznu kvotu godišnjeg i izvoz u CSV za knjigovođu. LineUp ne računa plaće ni prekovremene sate.

Sobe

Ako studio ima manje soba nego terapeuta, uključite Koristi radna mjesta u Postavkama poslovnice. Zatim:

1. gumbom Dodaj vrstu dodajte vrste, na primjer "Soba" ili "Soba za parove";
2. gumbom Dodaj radno mjesto dodajte sama mjesta, na primjer "Soba A" i "Soba B", i dodijelite im vrstu;
3. na usluzi pod Vrsta radnog mjesta odaberite koju vrstu treba.

Online se tada nudi samo vrijeme u kojem je slobodan i terapeut i soba te vrste. LineUp pri rezervaciji sam dodijeli slobodnu sobu. Masaža na adresi klijenta ne zauzima sobu.

Nedovršene online rezervacije se čiste same

Kad klijent online dođe do plaćanja, LineUp već drži njegovo vrijeme, da ga u međuvremenu ne uzme netko drugi. Na rasporedu je to nacrt: svijetlosivi blok s iscrtkanim rubom.

• Nacrt se ne može premjestiti ni potvrditi, jer klijent još rezervira.
• Ako Vam treba to vrijeme, nacrt možete otkazati. Klijent pritom ne dobije poruku.
• Ako klijent ne završi, nacrt se sam briše 30 minuta nakon što je počeo. LineUp to provjerava svakih pet minuta.
• Ako je klijent platio, a nešto je zapelo, LineUp dovrši rezervaciju umjesto da je obriše.

Recepcija zato ne mora čistiti napuštene rezervacije, a vrijeme se ne gubi.

Termini koji čekaju potvrdu

Za uslugu kojoj ste uključili potvrdu online rezervacija ne ulazi kao potvrđena. Na rasporedu je prugasta, s narančastim rubom. Otvorite je, provjerite i potvrdite. Klijent tada dobije potvrdu.

Raspored na mobitelu

Isti raspored radi na mobitelu: stupci po terapeutima, termini u njihovim bojama i donji izbornik s rasporedom, osobljem, uslugama, radnim vremenom i postavkama. Vlasnik tako i izvan studija vidi tko je slobodan.

Prvi tjedan: redoslijed postavljanja

1. Radno vrijeme studija.
2. Usluge s trajanjem i cijenom.
3. Terapeuti i koje usluge rade.
4. Smjene, najlakše kao ponavljajuće.
5. Sobe, ako ih ima manje nego terapeuta.
6. Hibridni način, ako primate i klijente bez rezervacije.
7. Odsutnosti, ako želite da terapeuti traže slobodne dane u LineUpu.

LineUp tim može postaviti Vaš studio umjesto Vas: cjenik, tim, sobe i radno vrijeme.