Передоплата за онлайн-записи: як зменшити неявки клієнтів у студії

Клієнт записується на масаж за 80 € на суботу об 11:00, не озивається й не приходить. Майстер годину чекає, а цей час можна було продати комусь іншому. Передоплата це змінює: під час онлайн-запису клієнт сплачує частину ціни карткою, а решту платить у студії. Хто залишив передоплату 40 €, рідше забуває про запис, а коли все ж не приходить, студія залишає собі те, що визначила у своїх правилах скасування.

У цьому посібнику Ви дізнаєтеся, як передоплата працює в LineUp для Вас і для клієнта, як увімкнути її для всієї студії чи лише для окремих послуг, скільки утримує LineUp і що робити з клієнтами, які записалися з оплатою в студії.

Чому передоплата зменшує неявки

Запис без жодної оплати нічого не коштує клієнтові. Тому його легко зробити «про всяк випадок» і легко забути. Передоплата змінює три речі:

• Клієнт зобов’язується грошима. Запис стає домовленістю, а не просто зайнятим місцем у календарі.
• Скасування надходять вчасно. Клієнт знає, що безкоштовне скасування діє до строку, який Ви встановили, тож повідомляє до нього. Час звільняється, поки його ще може забронювати хтось інший.
• Неявка болить менше. Якщо клієнт усе ж не прийде, Ви залишаєте собі частину передоплати або всю її, згідно зі своїми правилами.

Передоплата не мусить діяти на все. Короткі процедури можуть лишатися без неї, а довгі процедури й пакети для двох можуть вимагати 50 %. У LineUp це налаштовується для кожної послуги окремо.

Як передоплата працює для клієнта

Клієнт записується як зазвичай: вибирає послугу й час та вводить свої дані.

На кроці оплати він бачить, скільки платить зараз і скільки в студії, наприклад «Передоплата зараз: 40,00 € · У студії: 40,00 €». Коли передоплата ввімкнена, варіант оплати лише в студії не пропонується.

Якщо Ви це дозволите, клієнт може вибрати:

• Сплатити передоплату 40,00 € зараз, 40,00 € у студії
• Сплатити всю ціну 80,00 € зараз

Поруч із сумою клієнт бачить і Ваші правила скасування, ще до оплати. Лист із підтвердженням запису вказує передоплату карткою та решту, яку треба сплатити в студії.

Коли з картки списуються гроші

Передоплата не завжди списується одразу. LineUp списує гроші з картки коли закінчується безкоштовне скасування, так само як і за повної оплати:

Тож клієнт, який скасує вчасно, нічого не сплатив і не чекає на повернення. Для Вас це менше роботи, а для клієнта менше невпевненості.

Як увімкнути передоплату

Передоплата сплачується карткою, тож студія має вміти приймати оплату карткою: підключений Stripe або перші 30 днів від відкриття студії, поки триває пробний період для карток. Якщо пробний період закінчиться раніше, ніж Ви підключите Stripe, записи й надалі надходитимуть, але без передоплати й з оплатою в студії, а LineUp повідомить Вас про це електронною поштою. Запис цінніший за передоплату.

Передоплата для всієї студії

1. Відкрийте Керування студією → Налаштування студії → Режими роботи.
2. Увімкніть Приймати онлайн-оплату, якщо вона ще не ввімкнена, і збережіть налаштування записів.
3. На картці Передоплата увімкніть Вимагати передоплату за онлайн-бронювання.
4. Виберіть Відсоток від ціни або Фіксована сума й введіть суму.
5. Вирішіть щодо перемикача Клієнт може натомість сплатити всю ціну. За замовчуванням він увімкнений.
6. Натисніть Зберегти.

Передоплата лише для деяких послуг

У розділі Типи послуг кожна послуга має поле Передоплата з чотирма варіантами: Правило студії (за замовчуванням), Без передоплати, Відсоток від ціни або Фіксована сума. Тож масаж на 30 хвилин може лишатися без передоплати, а ритуал на 90 хвилин вимагає 50 %.

Як розраховується сума

Правила, що стоять за таблицею:

• Відсоток розраховується від ціни після знижок, тобто від того, що клієнт справді винен.
• Якщо передоплата дорівнює ціні або більша за неї, клієнт сплачує всю ціну. Тоді на кроці оплати написано, що студія вимагає оплату карткою під час запису.
• Найменша передоплата становить 0,50 у валюті студії, бо Stripe не приймає менших платежів карткою.
• Подарунковий сертифікат використовується першим, а передоплата розраховується від залишку.
• Сума завжди у валюті студії.

Скасування й неявки

До передоплати застосовуються Ваші правила з картки Скасування та повернення коштів, так само як і до повної оплати.

Приклад: за передоплати 40 € і повернення 50 % за пізнє скасування клієнт, який скасує пізно, отримає назад 20 €, а Ви залишите собі 20 €.

Правило скасування зберігається в записі. Якщо Ви згодом його зміните, наявні записи зберігають правило, за яким були зроблені.

Що утримує LineUp

LineUp утримує 2 % від суми, сплаченої карткою. У разі передоплати це лише передоплата: із передоплати 40 € LineUp утримує 0,80 €. Решта, сплачена в студії, комісії не підлягає.

• Клієнт не платить жодної надбавки, лише ціну послуги.
• Комісія Stripe за оплату карткою віднімається від виплати, як і за будь-якого платежу карткою.
• У разі повернення 2 % LineUp не повертаються, якщо тільки помилка не була на боці LineUp.
• У перші 30 днів, поки Ви не підключили Stripe, гроші спершу надходять на рахунок Stripe LineUp. Коли Ви підключите Stripe, LineUp виплатить їх Вам.

У календарі на записі Ви бачите Передоплата карткою та Сплатити в студії. В аналітиці доходів з’являється блок Передоплати: скільки передоплат отримано, скільки утримано за пізні скасування й неявки та скільки решти ще треба отримати в студії. Запис із передоплатою враховується один раз, а дохід це сума передоплати й решти.

Коли клієнт не сплатив передоплату: запит на оплату

Передоплата діє для записів, які клієнти роблять онлайн. Записи, які Ви вносите самі, наприклад після дзвінка, передоплати не мають. Клієнти, які записалися до того, як Ви ввімкнули передоплату, також нічого не сплатили.

Для них є другий інструмент: запит на онлайн-оплату.

1. Відкрийте запис у календарі.
2. Натисніть Запросити онлайн-оплату.
3. Виберіть Усе або Передоплата й введіть суму, що сплачується онлайн. Решту клієнт платить під час візиту.
4. Виберіть строк: за 6, 24 або 48 годин, або за 24 години до запису.
5. Виберіть, що станеться, якщо клієнт не сплатить до цього строку: запис скасовується (клієнт отримує сповіщення) або залишається.
6. Натисніть Створити посилання.

Клієнт отримує одноразове посилання й сплачує за ним, без облікового запису й без входу. Посилання можна надіслати електронною поштою через LineUp (це один з листів цього місяця) або зі свого телефону через WhatsApp чи SMS із готовим повідомленням, що не витрачає повідомлень LineUp. До запитів застосовуються ті самі правила скасування та та сама комісія 2 %, що й до передоплати.

Коротко

• Передоплату для всієї студії вмикайте в Режимах роботи, а для окремих послуг у Типах послуг.
• Клієнт сплачує частину карткою, а решту в студії. Якщо Ви дозволите, він може сплатити все одразу.
• З картки гроші списуються, коли закінчується безкоштовне скасування, тож клієнт, який скасує вчасно, нічого не платить.
• За пізні скасування й неявки Ви залишаєте собі те, що визначили в правилах скасування.
• LineUp утримує 2 % лише від передоплати.
• Для записів, які Ви вносите самі, надсилайте запит на онлайн-оплату.