Predplačilo pri spletni rezervaciji: kako zmanjšati neprihode v studiu

Stranka rezervira masažo za 80 € za soboto ob 11., se ne javi in ne pride. Terapevt eno uro čaka, termin pa bi lahko prodal komu drugemu. Predplačilo to spremeni: stranka pri spletni rezervaciji plača del cene s kartico, ostalo pa plača v studiu. Kdor je za termin pustil predplačilo 40 €, ga redkeje pozabi, kadar pa vseeno ne pride, studio zadrži tisto, kar je določil v svojih pravilih odpovedi.

V tem vodniku izveste, kako predplačilo deluje v LineUp za vas in za stranko, kako ga vklopiti za cel studio ali samo za nekatere storitve, koliko LineUp zadrži in kaj narediti s strankami, ki so rezervirale s plačilom v studiu.

Zakaj predplačilo zmanjša neprihode

Rezervacija brez kakršnega koli plačila stranke nič ne stane. Zato jo je lahko narediti „za vsak primer” in lahko pozabiti. Predplačilo spremeni tri stvari:

• Stranka se zaveže z denarjem. Rezervacija postane dogovor, ne le zasedeno mesto v koledarju.
• Odpoved pride pravočasno. Stranka ve, da brezplačna odpoved velja do roka, ki ste ga določili, zato se javi pred njim. Termin se sprosti, dokler ga lahko še kdo drug rezervira.
• Neprihod manj boli. Če stranka vseeno ne pride, zadržite del predplačila ali celotno predplačilo, po svojih pravilih.

Predplačilo ni nujno za vse. Kratke tretmaje lahko pustite brez njega, dolgi tretmaji in paketi za dva pa lahko zahtevajo 50 %. V LineUp se to nastavi po storitvi.

Kako predplačilo deluje za stranko

Stranka rezervira kot običajno: izbere storitev in termin ter vpiše svoje podatke.

Na koraku plačila vidi, koliko plača zdaj in koliko v studiu, npr. „Predplačilo zdaj: 40,00 € · V studiu: 40,00 €”. Ko je predplačilo vklopljeno, možnost plačila samo v studiu ni ponujena.

Če to dovolite, lahko stranka izbira:

• Zdaj plačaj predplačilo 40,00 €, 40,00 € v studiu
• Zdaj plačaj celotno ceno 80,00 €

Poleg zneska stranka pred plačilom vidi tudi vaša pravila odpovedi. Potrditev rezervacije po e-pošti navaja predplačilo s kartico in preostanek, ki se plača v studiu.

Kdaj se kartica bremeni

Predplačilo se ne obračuna nujno takoj. LineUp kartico bremeni, ko poteče brezplačna odpoved, tako kot pri plačilu polne cene:

Tako stranka, ki odpove pravočasno, ni plačala ničesar in ni vračila, ki bi čakalo. Za vas je to manj dela, za stranko pa manj negotovosti.

Kako vklopiti predplačilo

Predplačilo se plača s kartico, zato mora studio lahko sprejemati plačila s karticami: povezan Stripe ali prvih 30 dni od odprtja studia, dokler traja preizkusno obdobje za kartice. Če preizkusno obdobje poteče, preden povežete Stripe, rezervacije še naprej prihajajo, vendar brez predplačila in s plačilom v studiu, LineUp pa vam to sporoči po e-pošti. Termin je vreden več kot predplačilo.

Predplačilo za cel studio

1. Odprite Upravljanje studia → Nastavitve studia → Načini delovanja.
2. Vklopite Sprejemaj spletna plačila, če še ni vklopljeno, in shranite nastavitve terminov.
3. Na kartici Predplačilo vklopite Zahtevaj predplačilo za spletne rezervacije.
4. Izberite Odstotek cene ali Fiksni znesek in vpišite znesek.
5. Odločite se o stikalu Stranka lahko namesto tega plača celotno ceno. Privzeto je vklopljeno.
6. Kliknite Shrani.

Predplačilo samo za nekatere storitve

Pod Vrste storitev ima vsaka storitev polje Predplačilo s štirimi možnostmi: Pravilo studia (privzeto), Brez predplačila, Odstotek cene ali Fiksni znesek. Tako lahko masaža za 30 minut ostane brez predplačila, 90-minutni ritual pa zahteva 50 %.

Kako se izračuna znesek

Pravila za tabelo:

• Odstotek se izračuna od cene po popustih, torej od tega, kar stranka dejansko dolguje.
• Če je predplačilo enako ceni ali večje od nje, stranka plača celotno ceno. Na koraku plačila takrat piše, da studio za to storitev zahteva plačilo s kartico ob rezervaciji.
• Najmanjše predplačilo je 0,50 v valuti studia, ker Stripe ne sprejema manjših zneskov s kartico.
• Darilni bon se porabi prvi, predplačilo pa se izračuna od preostanka.
• Znesek je vedno v valuti studia.

Odpoved in neprihod

Za predplačilo veljajo vaša pravila s kartice Odpoved in vračila, enako kot pri plačilu polne cene.

Primer: pri predplačilu 40 € in 50-odstotnem vračilu za pozno odpoved stranka, ki odpove prepozno, dobi nazaj 20 €, vi pa zadržite 20 €.

Pravilo odpovedi se shrani pri rezervaciji. Če ga pozneje spremenite, obstoječe rezervacije obdržijo pravilo, po katerem so bile narejene.

Kaj LineUp zadrži

LineUp zadrži 2 % zneska, plačanega s kartico. Pri predplačilu je to samo predplačilo: od predplačila 40 € LineUp zadrži 0,80 €. Preostanek, plačan v studiu, ni obremenjen s provizijo.

• Stranka ne plača nobenega dodatka, samo ceno storitve.
• Stripeova provizija za plačilo s kartico se odšteje od izplačila, kot pri vsakem plačilu s kartico.
• Pri vračilu se 2 % LineUp ne vrnejo, razen če je napako naredil LineUp.
• V prvih 30 dneh, preden povežete Stripe, denar najprej prispe na Stripe račun LineUp. Ko povežete Stripe, vam ga LineUp izplača.

V koledarju pri terminu vidite Predplačilo s kartico in Za plačilo v studiu. V analitiki prihodkov se pojavi blok Predplačila: koliko predplačil je bilo obračunanih, koliko je bilo zadržanih pri poznih odpovedih in neprihodih ter koliko preostanka je treba še pobrati v studiu. Termin s predplačilom se šteje enkrat, prihodek pa je vsota predplačila in preostanka.

Ko stranka ni plačala predplačila: zahtevek za spletno plačilo

Predplačilo velja za rezervacije, ki jih stranke naredijo prek spleta. Termini, ki jih sami vpišete v koledar, npr. po klicu, predplačila nimajo. Tudi stranke, ki so rezervirale, preden ste vklopili predplačilo, niso ničesar plačale.

Zanje obstaja drugo orodje: zahtevek za spletno plačilo.

1. Odprite termin v koledarju.
2. Kliknite Zahtevaj spletno plačilo.
3. Izberite Vse ali Predplačilo in vpišite znesek, ki se plača prek spleta. Preostanek stranka plača pri terminu.
4. Izberite rok: čez 6, 24 ali 48 ur ali 24 ur pred terminom.
5. Izberite, kaj se zgodi, če stranka do roka ne plača: termin se odpove (stranka dobi obvestilo) ali ostane.
6. Kliknite Ustvari povezavo.

Stranka dobi enkratno povezavo in plača na njej, brez računa in brez prijave. Povezavo lahko pošljete po e-pošti prek LineUp (porabi eno e-sporočilo iz mesečne kvote) ali s svojega telefona prek WhatsAppa ali SMS-a s pripravljenim sporočilom, kar ne porabi sporočil LineUp. Za zahtevke veljajo ista pravila odpovedi in ista provizija 2 % kot za predplačilo.

Na kratko

• Predplačilo za cel studio vklopite v Načinih delovanja, za posamezne storitve pa pod Vrste storitev.
• Stranka plača del s kartico, ostalo v studiu. Z vašim dovoljenjem lahko plača tudi vse naenkrat.
• Kartica se bremeni, ko poteče brezplačna odpoved, zato stranka, ki odpove pravočasno, ne plača ničesar.
• Pri pozni odpovedi in neprihodu zadržite tisto, kar ste določili v pravilih odpovedi.
• LineUp zadrži 2 % samo od predplačila.
• Za termine, ki jih vpisujete sami, pošljite zahtevek za spletno plačilo.