Предоплата при онлайн-записи: как сократить неявки в Вашей студии

Клиент записывается на массаж за 80 € на субботу на 11:00, не выходит на связь и не приходит. Массажист час ждёт, а время можно было отдать кому-то другому. Предоплата это меняет: при онлайн-записи клиент оплачивает часть цены картой, а остальное платит в студии. Тот, кто внёс за запись предоплату 40 €, забывает о ней реже, а если всё же не приходит, студия удерживает то, что определила в своих правилах отмены.

В этом руководстве Вы узнаете, как предоплата работает в LineUp для Вас и для клиента, как включить её для всей студии или только для некоторых услуг, сколько удерживает LineUp и что делать с клиентами, которые записались с оплатой в студии.

Почему предоплата сокращает неявки

Запись без какой-либо оплаты ничего не стоит клиенту. Поэтому её легко сделать «на всякий случай» и легко забыть. Предоплата меняет три вещи:

• Клиент связывает себя деньгами. Запись становится договорённостью, а не просто занятым местом в календаре.
• Отмена приходит вовремя. Клиент знает, что бесплатная отмена действует до установленного Вами срока, и сообщает до него. Время освобождается, пока его ещё может занять кто-то другой.
• Неявка бьёт слабее. Если клиент всё же не пришёл, Вы удерживаете часть предоплаты или всю предоплату, в соответствии со своими правилами.

Предоплата не обязана действовать на всё. Короткие процедуры могут оставаться без неё, а длинные процедуры и пакеты для двоих могут требовать 50 %. В LineUp это задаётся для каждой услуги отдельно.

Как предоплата работает для клиента

Клиент записывается как обычно: выбирает услугу и время и вводит свои данные.

На шаге оплаты он видит, сколько платит сейчас и сколько в студии, например «Предоплата сейчас: 40,00 € · В студии: 40,00 €». Когда предоплата включена, вариант оплаты только в студии не предлагается.

Если Вы это разрешите, клиент может выбрать:

• Оплатить предоплату 40,00 € сейчас, 40,00 € — в студии
• Оплатить всю цену 80,00 € сейчас

Рядом с суммой клиент перед оплатой видит и Ваши правила отмены. В письме с подтверждением записи указаны предоплата картой и остаток, который нужно оплатить в студии.

Когда деньги списываются с карты

Предоплата не обязательно списывается сразу. LineUp списывает деньги с карты когда заканчивается бесплатная отмена, так же как и при оплате полной цены:

Так клиент, который отменил запись вовремя, ничего не заплатил, и возврата, которого нужно ждать, нет. Для Вас это меньше работы, а для клиента меньше неопределённости.

Как включить предоплату

Предоплата вносится картой, поэтому студия должна уметь принимать платежи картой: подключённый Stripe или первые 30 дней после открытия студии, пока действует пробный период для карт. Если пробный период закончится раньше, чем Вы подключите Stripe, записи по-прежнему будут приходить, но без предоплаты и с оплатой в студии, а LineUp сообщит Вам об этом по e-mail. Запись ценнее предоплаты.

Предоплата для всей студии

1. Откройте Управление студией → Настройки студии → Режимы работы.
2. Включите Принимать онлайн-оплату, если она ещё не включена, и сохраните настройки записей.
3. В карточке Предоплата включите Запрашивать предоплату при онлайн-записи.
4. Выберите Процент от цены или Фиксированная сумма и введите значение.
5. Решите, как поступить с переключателем Клиент может оплатить сразу всю цену. По умолчанию он включён.
6. Нажмите Сохранить.

Предоплата только для некоторых услуг

На вкладке Виды услуг у каждой услуги есть поле Предоплата с четырьмя вариантами: Правило студии (по умолчанию), Без предоплаты, Процент от цены или Фиксированная сумма. Так массаж на 30 минут может остаться без предоплаты, а ритуал на 90 минут потребует 50 %.

Как рассчитывается сумма

Правила, на которых основана таблица:

• Процент считается от цены после скидок, то есть от того, что клиент действительно должен.
• Если предоплата равна цене или больше неё, клиент платит всю цену. Тогда на шаге оплаты написано, что студия просит оплату картой при записи.
• Наименьшая предоплата составляет 0,50 € (или 0,50 в валюте студии), потому что Stripe не принимает платежи картой меньше этой суммы.
• Подарочный сертификат используется первым, а предоплата считается от остатка.
• Сумма всегда указывается в валюте студии.

Отмена и неявка

К предоплате применяются Ваши правила из карточки Отмена и возврат средств, так же как и при оплате полной цены.

Пример: при предоплате 40 € и возврате 50 % за позднюю отмену клиент, отменивший запись поздно, получает назад 20 €, а Вы удерживаете 20 €.

Правило отмены запоминается в записи. Если Вы позже его измените, существующие записи сохраняют правило, по которому были сделаны.

Сколько удерживает LineUp

LineUp удерживает 2 % от суммы, оплаченной картой. При предоплате это только предоплата: из предоплаты 40 € LineUp удерживает 0,80 €. С остатка, оплаченного в студии, комиссия не берётся.

• Клиент не платит никакой надбавки, только цену услуги.
• Комиссия Stripe за платёж картой вычитается из выплаты, как при любой оплате картой.
• При возврате 2 % LineUp не возвращаются, кроме случаев, когда ошибку допустил LineUp.
• В первые 30 дней, пока Вы не подключили Stripe, деньги сначала поступают на счёт LineUp в Stripe. Когда Вы подключите Stripe, LineUp выплатит их Вам.

В календаре у записи Вы видите Предоплата картой и К оплате в студии. В аналитике выручки появляется блок Предоплаты: сколько предоплат получено, сколько удержано при поздних отменах и неявках и какую часть остатка ещё нужно получить в студии. Запись с предоплатой считается один раз, а выручка складывается из предоплаты и остатка.

Когда клиент не внёс предоплату: запрос на онлайн-оплату

Предоплата действует для записей, которые клиенты делают онлайн. У записей, которые Вы вносите сами, например после звонка, предоплаты нет. Клиенты, записавшиеся до того, как Вы включили предоплату, тоже ничего не заплатили.

Для них есть второй инструмент: запрос на онлайн-оплату.

1. Откройте запись в календаре.
2. Нажмите Запросить онлайн-оплату.
3. Выберите Всё или Предоплата и введите сумму, которая оплачивается онлайн. Остаток клиент платит при визите.
4. Выберите срок: через 6, 24 или 48 часов либо за 24 часа до записи.
5. Выберите, что произойдёт, если клиент не заплатит к этому сроку: запись отменяется (клиент получает уведомление) или остаётся.
6. Нажмите Создать ссылку.

Клиент получает одноразовую ссылку и платит по ней, без аккаунта и без входа. Ссылку можно отправить по e-mail через LineUp (расходуется одно письмо из месячной квоты) или со своего телефона через WhatsApp или SMS с готовым сообщением, что не расходует сообщения LineUp. К запросам применяются те же правила отмены и та же комиссия 2 %, что и к предоплате.

Коротко

• Предоплату для всей студии включают в Режимах работы, а для отдельных услуг на вкладке Виды услуг.
• Клиент платит часть картой, а остальное в студии. Если Вы разрешите, он может заплатить всё сразу.
• Деньги списываются с карты, когда заканчивается бесплатная отмена, поэтому клиент, отменивший запись вовремя, ничего не платит.
• При поздней отмене и неявке Вы удерживаете то, что определили в правилах отмены.
• LineUp удерживает 2 % только с предоплаты.
• Для записей, которые Вы вносите сами, отправьте запрос на онлайн-оплату.