Un acconto sulle prenotazioni online: come ridurre le mancate presenze nel Suo centro

Un cliente prenota un massaggio da 80 € per sabato alle 11, non si fa sentire e non viene. Il terapista aspetta un'ora e l'orario poteva essere venduto a qualcun altro. Un acconto cambia le cose: nella prenotazione online il cliente paga una parte del prezzo con carta e il resto nel centro. Chi ha lasciato un acconto di 40 € per l'appuntamento lo dimentica più di rado e, quando non viene comunque, il centro trattiene quanto stabilito nelle proprie regole di annullamento.

In questa guida scopre come funziona l'acconto in LineUp per Lei e per il cliente, come attivarlo per tutto il centro o solo per alcuni servizi, quanto trattiene LineUp e cosa fare con i clienti che hanno prenotato pagando nel centro.

Perché l'acconto riduce le mancate presenze

Una prenotazione senza alcun pagamento non costa nulla al cliente. Per questo è facile farla «per ogni evenienza» ed è facile dimenticarla. L'acconto cambia tre cose:

• Il cliente si impegna con il denaro. La prenotazione diventa un accordo, non solo un posto occupato nel calendario.
• Gli annullamenti arrivano in tempo. Il cliente sa che l'annullamento gratuito dura fino alla scadenza che ha fissato Lei, quindi si fa sentire prima. L'orario si libera mentre qualcun altro può ancora prenotarlo.
• Una mancata presenza pesa meno. Se il cliente non viene comunque, Lei trattiene una parte dell'acconto o tutto l'acconto, secondo le Sue regole.

L'acconto non deve valere per tutto. I trattamenti brevi possono restare senza, mentre i trattamenti lunghi e i pacchetti per due possono richiedere il 50 %. In LineUp lo imposta per ogni servizio.

Come funziona l'acconto per il cliente

Il cliente prenota come sempre: sceglie il servizio e l'orario e inserisce i propri dati.

Nel passaggio del pagamento vede quanto paga ora e quanto nel centro, ad es. «Acconto ora: 40,00 € · In studio: 40,00 €». Quando l'acconto è attivo, l'opzione di pagare solo nel centro non viene offerta.

Se lo consente, il cliente può scegliere:

• Paga l'acconto di 40,00 € ora, 40,00 € in studio
• Paga l'intero prezzo di 80,00 € ora

Accanto all'importo il cliente vede anche le Sue regole di annullamento, prima di pagare. L'e-mail di conferma della prenotazione indica l'acconto con carta e il resto da pagare nel centro.

Quando viene addebitata la carta

L'acconto non viene necessariamente addebitato subito. LineUp addebita la carta quando scade l'annullamento gratuito, come per il pagamento dell'intero prezzo:

Così un cliente che annulla in tempo non ha pagato nulla e non c'è alcun rimborso in attesa. Per Lei è meno lavoro e per il cliente meno incertezza.

Come attivare l'acconto

L'acconto si paga con carta, quindi il centro deve poter ricevere pagamenti con carta: Stripe collegato, oppure i primi 30 giorni dall'apertura del centro, finché dura il periodo di prova per le carte. Se il periodo di prova scade prima che colleghi Stripe, le prenotazioni continuano ad arrivare, ma senza acconto e con pagamento nel centro, e LineUp glielo comunica per e-mail. L'appuntamento vale più dell'acconto.

Un acconto per tutto il centro

1. Apra Gestione centro → Impostazioni del centro → Modalità di funzionamento.
2. Attivi Accetta pagamenti online se non è già attivo e salvi le impostazioni degli appuntamenti.
3. Nella scheda Acconto attivi Chiedi un acconto per le prenotazioni online.
4. Scelga Percentuale del prezzo oppure Importo fisso e inserisca l'importo.
5. Decida sull'interruttore Il cliente può pagare anche l'intero prezzo. Per impostazione predefinita è attivo.
6. Faccia clic su Salva.

Un acconto solo per alcuni servizi

Nella scheda Servizi ogni servizio ha un campo Acconto con quattro possibilità: Regola dello studio (predefinita), Nessun acconto, Percentuale del prezzo oppure Importo fisso. Così un massaggio da 30 minuti può restare senza acconto, mentre un rituale da 90 minuti ne richiede il 50 %.

Come si calcola l'importo

Le regole dietro la tabella:

• La percentuale si calcola sul prezzo dopo gli sconti, cioè su ciò che il cliente deve davvero.
• Se l'acconto è uguale o superiore al prezzo, il cliente paga l'intero prezzo. Nel pagamento è allora scritto che per questo servizio il centro chiede il pagamento con carta al momento della prenotazione.
• L'acconto minimo è 0,50 € (o 0,50 nella valuta del centro), perché Stripe non accetta pagamenti con carta inferiori.
• Il buono regalo si usa per primo e l'acconto si calcola sul resto.
• L'importo è sempre nella valuta del centro.

Annullamenti e mancate presenze

Per l'acconto valgono le Sue regole della scheda Cancellazione e rimborsi. Lo stesso vale per il pagamento dell'intero prezzo.

Esempio: con un acconto di 40 € e un rimborso del 50 % per le cancellazioni tardive, un cliente che annulla tardi riceve indietro 20 € e Lei ne trattiene 20 €.

La regola di annullamento viene memorizzata sulla prenotazione. Se in seguito la modifica, le prenotazioni esistenti mantengono la regola con cui sono state fatte.

Cosa trattiene LineUp

LineUp trattiene il 2 % dell'importo pagato con carta. Con l'acconto si tratta solo dell'acconto: su un acconto di 40 € LineUp trattiene 0,80 €. Il resto pagato nel centro non è soggetto a commissione.

• Il cliente non paga alcun supplemento, solo il prezzo del servizio.
• La commissione di Stripe per il pagamento con carta viene detratta dal pagamento, come per ogni pagamento con carta.
• In caso di rimborso il 2 % di LineUp non viene restituito, tranne quando l'errore è stato di LineUp.
• Nei primi 30 giorni, prima che colleghi Stripe, il denaro arriva prima sull'account Stripe di LineUp. Quando collega Stripe, LineUp glielo accredita.

Nel calendario, sull'appuntamento vede Acconto con carta e Da pagare in studio. Nell'analisi dei ricavi compare il blocco Acconti: quanti acconti sono stati incassati, quanto è stato trattenuto per cancellazioni tardive e mancate presenze e quanto resta ancora da incassare nel centro. Un appuntamento con acconto conta una sola volta e il ricavo è la somma dell'acconto e del resto.

Quando il cliente non ha pagato l'acconto: la richiesta di pagamento online

L'acconto vale per le prenotazioni che i clienti fanno online. Gli appuntamenti che inserisce Lei nel calendario, ad es. dopo una telefonata, non hanno acconto. Nemmeno i clienti che hanno prenotato prima che attivasse l'acconto hanno pagato qualcosa.

Per loro c'è un altro strumento: la richiesta di pagamento online.

1. Apra l'appuntamento nel calendario.
2. Faccia clic su Chiedi il pagamento online.
3. Scelga Tutto oppure Acconto e inserisca l'importo da pagare online. Il resto il cliente lo paga all'appuntamento.
4. Scelga la scadenza: tra 6, 24 o 48 ore, oppure 24 ore prima dell'appuntamento.
5. Scelga cosa succede se il cliente non paga entro la scadenza: l'appuntamento viene annullato (il cliente viene avvisato) oppure resta.
6. Faccia clic su Crea link.

Il cliente riceve un link monouso e paga lì, senza account e senza accesso. Può inviare il link per e-mail tramite LineUp (consuma una delle e-mail della quota mensile) oppure dal Suo telefono con WhatsApp o SMS con il messaggio già pronto, il che non consuma i messaggi di LineUp. Per le richieste valgono le stesse regole di annullamento e la stessa commissione del 2 % dell'acconto.

In breve

• Attivi l'acconto per tutto il centro in Modalità di funzionamento e per i singoli servizi nella scheda Servizi.
• Il cliente paga una parte con carta e il resto nel centro. Con il Suo consenso può pagare anche tutto in una volta.
• La carta viene addebitata quando scade l'annullamento gratuito, quindi il cliente che annulla in tempo non paga nulla.
• Per cancellazioni tardive e mancate presenze trattiene ciò che ha stabilito nelle regole di annullamento.
• LineUp trattiene il 2 % solo sull'acconto.
• Per gli appuntamenti che inserisce Lei, invii una richiesta di pagamento online.