Un acompte sur les réservations en ligne : comment réduire les absences dans votre studio

Un client réserve un massage à 80 € pour samedi à 11 h, ne prévient pas et ne vient pas. Le praticien attend une heure, alors que le créneau aurait pu être vendu à quelqu'un d'autre. L'acompte change cela : lors de la réservation en ligne, le client paie une partie du prix par carte, et le reste au studio. Celui qui a versé 40 € d'acompte pour un rendez-vous l'oublie plus rarement, et lorsqu'il ne vient quand même pas, le studio conserve ce que prévoient ses règles d'annulation.

Dans ce guide, vous verrez comment l'acompte fonctionne dans LineUp pour vous et pour le client, comment l'activer pour tout le studio ou seulement pour certaines prestations, combien LineUp retient et que faire des clients qui ont réservé avec paiement au studio.

Pourquoi l'acompte réduit les absences

Une réservation sans aucun paiement ne coûte rien au client. Il est donc facile de la faire « au cas où » et facile de l'oublier. L'acompte change trois choses :

• Le client s'engage avec de l'argent. La réservation devient un accord, et pas seulement une place occupée dans le calendrier.
• Les annulations arrivent à temps. Le client sait que l'annulation gratuite dure jusqu'à l'échéance que vous avez fixée, et il vous prévient avant. Le créneau se libère alors que quelqu'un d'autre peut encore le réserver.
• Une absence fait moins mal. Si le client ne vient quand même pas, vous conservez une partie de l'acompte, ou tout l'acompte, selon vos règles.

L'acompte n'a pas besoin de s'appliquer à tout. Les soins courts peuvent rester sans acompte, tandis que les soins longs et les forfaits pour deux peuvent exiger 50 %. Dans LineUp, cela se règle par prestation.

Comment l'acompte fonctionne pour le client

Le client réserve comme d'habitude : il choisit la prestation et l'horaire, et saisit ses coordonnées.

À l'étape du paiement, il voit combien il paie maintenant et combien au studio, par exemple « Acompte maintenant : 40,00 € · À l'établissement : 40,00 € ». Lorsque l'acompte est activé, l'option de paiement uniquement au studio n'est pas proposée.

Si vous le permettez, le client peut choisir :

• Payer l'acompte de 40,00 € maintenant, 40,00 € à l'établissement
• Payer la totalité du prix (80,00 €) maintenant

Avec le montant, le client voit aussi vos règles d'annulation, avant de payer. La confirmation de réservation par e-mail mentionne l'acompte par carte et le reste à payer au studio.

Quand la carte est débitée

L'acompte n'est pas nécessairement prélevé tout de suite. LineUp débite la carte à la fin de l'annulation gratuite, comme pour le paiement du prix complet :

Ainsi, un client qui annule à temps n'a rien payé et n'attend aucun remboursement. Pour vous, c'est moins de travail, et pour le client, moins d'incertitude.

Comment activer l'acompte

L'acompte se paie par carte, le studio doit donc pouvoir accepter les paiements par carte : Stripe connecté ou les 30 premiers jours après l'ouverture du studio, pendant la période d'essai des paiements par carte. Si la période d'essai se termine avant que vous ayez connecté Stripe, les réservations continuent d'arriver, mais sans acompte et avec paiement au studio, et LineUp vous le signale par e-mail. Un rendez-vous vaut plus qu'un acompte.

Un acompte pour tout le studio

1. Ouvrez Gestion de l'établissement → Paramètres de l'établissement → Modes de fonctionnement.
2. Activez Accepter les paiements en ligne si ce n'est pas déjà fait et enregistrez les paramètres des rendez-vous.
3. Dans l'onglet Acompte, activez Demander un acompte pour les réservations en ligne.
4. Choisissez Pourcentage du prix ou Montant fixe et saisissez le montant.
5. Décidez de l'interrupteur Le client peut payer la totalité du prix à la place. Il est activé par défaut.
6. Cliquez sur Enregistrer.

Un acompte seulement pour certaines prestations

Dans l'onglet Types de prestations, chaque prestation a un champ Acompte avec quatre possibilités : Règle de l'établissement (par défaut), Pas d'acompte, Pourcentage du prix ou Montant fixe. Ainsi, un massage de 30 minutes peut rester sans acompte, tandis qu'un rituel de 90 minutes en demande 50 %.

Comment le montant est calculé

Les règles derrière le tableau :

• Le pourcentage est calculé sur le prix après réduction, donc sur ce que le client doit réellement.
• Si l'acompte est égal au prix ou supérieur, le client paie le prix entier. Le paiement indique alors que le studio demande le paiement par carte à la réservation pour cette prestation.
• L'acompte minimal est de 0,50 € (ou 0,50 dans la devise du studio), car Stripe n'accepte pas de montants inférieurs par carte.
• Le bon cadeau est utilisé en premier, et l'acompte est calculé sur le reste.
• Le montant est toujours dans la devise du studio.

Annulation et absence

Pour l'acompte, ce sont vos règles de l'onglet Annulations et remboursements qui s'appliquent. C'est la même chose que pour le paiement du prix complet.

Exemple : avec un acompte de 40 € et un remboursement de 50 % en cas d'annulation tardive, un client qui annule tard récupère 20 €, et vous conservez 20 €.

La règle d'annulation est mémorisée sur la réservation. Si vous la modifiez plus tard, les réservations existantes conservent la règle sous laquelle elles ont été faites.

Ce que LineUp retient

LineUp retient 2 % du montant qui passe par carte. Pour l'acompte, il ne s'agit que de l'acompte : sur un acompte de 40 €, LineUp retient 0,80 €. Le reste payé au studio n'est soumis à aucune commission.

• Le client ne paie aucun supplément, seulement le prix de la prestation.
• Les frais Stripe pour le paiement par carte sont déduits du versement, comme pour tout paiement par carte.
• En cas de remboursement, les 2 % de LineUp ne sont pas restitués, sauf lorsque l'erreur vient de LineUp.
• Pendant les 30 premiers jours, avant que vous ayez connecté Stripe, l'argent arrive d'abord sur le compte Stripe de LineUp. Quand vous connectez Stripe, LineUp vous le verse.

Dans le calendrier, sur le rendez-vous, vous voyez Acompte par carte et À payer à l'établissement. Dans l'analyse des revenus apparaît le bloc Acomptes : combien d'acomptes ont été encaissés, combien ont été conservés lors d'annulations tardives et d'absences, et combien de solde reste à encaisser au studio. Un rendez-vous avec acompte est compté une fois, et le revenu est la somme de l'acompte et du reste.

Quand le client n'a pas payé d'acompte : la demande de paiement en ligne

L'acompte s'applique aux réservations que les clients font en ligne. Les rendez-vous que vous saisissez vous-même dans le calendrier, par exemple après un appel, n'ont pas d'acompte. Les clients qui ont réservé avant que vous activiez l'acompte n'ont rien payé non plus.

Pour eux, il existe un autre outil : la demande de paiement en ligne.

1. Ouvrez le rendez-vous dans le calendrier.
2. Cliquez sur Demander un paiement en ligne.
3. Choisissez Tout ou Acompte et saisissez le montant à payer en ligne. Le client règle le reste au rendez-vous.
4. Choisissez l'échéance : dans 6, 24 ou 48 heures, ou 24 heures avant le rendez-vous.
5. Choisissez ce qui se passe si le client ne paie pas à l'échéance : le rendez-vous est annulé (le client est prévenu) ou maintenu.
6. Cliquez sur Créer le lien.

Le client reçoit un lien à usage unique et y paie, sans compte et sans connexion. Vous pouvez envoyer le lien par e-mail via LineUp (cela consomme un e-mail du quota mensuel) ou depuis votre téléphone par WhatsApp ou SMS avec un message prêt à l'emploi, ce qui ne consomme pas de messages LineUp. Pour les demandes, ce sont les mêmes règles d'annulation et la même commission de 2 % que pour l'acompte.

En bref

• L'acompte s'active pour tout le studio dans les Modes de fonctionnement, et pour certaines prestations dans les Types de prestations.
• Le client paie une partie par carte et le reste au studio. Avec votre autorisation, il peut aussi tout payer d'un coup.
• La carte est débitée à la fin de l'annulation gratuite, donc un client qui annule à temps ne paie rien.
• En cas d'annulation tardive et d'absence, vous conservez ce que vous avez fixé dans les règles d'annulation.
• LineUp ne retient 2 % que sur l'acompte.
• Pour les rendez-vous que vous saisissez vous-même, envoyez une demande de paiement en ligne.