Anzahlung bei Online-Buchungen: so verringern Sie Nichterscheinen in Ihrem Studio

Ein Kunde bucht für Samstag um 11 Uhr eine Massage für 80 €, meldet sich nicht und kommt nicht. Der Therapeut wartet eine Stunde, und der Termin hätte an jemand anderen gehen können. Eine Anzahlung ändert das: Bei der Online-Buchung zahlt der Kunde einen Teil des Preises per Karte und den Rest im Studio. Wer 40 € Anzahlung für einen Termin hinterlegt hat, vergisst ihn seltener, und wenn er trotzdem nicht kommt, behält das Studio, was es in seinen Stornierungsregeln festgelegt hat.

In dieser Anleitung erfahren Sie, wie die Anzahlung in LineUp für Sie und den Kunden funktioniert, wie Sie sie für das ganze Studio oder nur für einzelne Dienstleistungen einschalten, was LineUp behält und was Sie mit Kunden tun, die mit Zahlung im Studio gebucht haben.

Warum eine Anzahlung Nichterscheinen verringert

Eine Buchung ohne jede Zahlung kostet den Kunden nichts. Deshalb ist sie schnell „für alle Fälle“ gemacht und leicht vergessen. Eine Anzahlung ändert drei Dinge:

• Der Kunde bindet sich mit Geld. Die Buchung wird zu einer Vereinbarung und ist nicht nur ein belegter Platz im Kalender.
• Stornierungen kommen rechtzeitig. Der Kunde weiß, dass die kostenlose Stornierung bis zu der von Ihnen festgelegten Frist möglich ist, und meldet sich davor. Der Termin wird frei, solange ihn noch jemand anderes buchen kann.
• Nichterscheinen tut weniger weh. Wenn der Kunde trotzdem nicht kommt, behalten Sie einen Teil der Anzahlung oder die ganze Anzahlung, wie in Ihren Regeln festgelegt.

Eine Anzahlung muss nicht für alles gelten. Kurze Behandlungen können ohne sie bleiben, lange Behandlungen und Pakete für zwei können 50 % verlangen. In LineUp stellen Sie das pro Dienstleistung ein.

So funktioniert die Anzahlung für den Kunden

Der Kunde bucht wie gewohnt: Er wählt eine Dienstleistung und einen Termin und gibt seine Daten ein.

Im Zahlungsschritt sieht er, was er jetzt und was er im Studio zahlt, z. B. „Anzahlung jetzt: 40,00 € · Im Studio: 40,00 €“. Bei eingeschalteter Anzahlung wird die Option, nur im Studio zu zahlen, nicht angeboten.

Wenn Sie es erlauben, kann der Kunde wählen:

• Anzahlung 40,00 € jetzt zahlen, 40,00 € im Studio
• Ganzen Preis 80,00 € jetzt zahlen

Neben dem Betrag sieht der Kunde vor dem Bezahlen auch Ihre Stornierungsregeln. Die Buchungsbestätigung per E-Mail nennt die Anzahlung per Karte und den Rest, der im Studio zu zahlen ist.

Wann die Karte belastet wird

Die Anzahlung wird nicht unbedingt sofort abgebucht. LineUp belastet die Karte, wenn die kostenlose Stornierung endet, genau wie bei der Zahlung des vollen Preises:

So hat ein Kunde, der rechtzeitig storniert, nichts bezahlt, und es wartet keine Erstattung. Für Sie bedeutet das weniger Arbeit, für den Kunden weniger Unsicherheit.

So schalten Sie die Anzahlung ein

Eine Anzahlung wird per Karte bezahlt, das Studio muss also Kartenzahlungen annehmen können: mit verbundenem Stripe oder in den ersten 30 Tagen nach der Eröffnung des Studios, solange die Testphase für Kartenzahlungen läuft. Wenn die Testphase endet, bevor Sie Stripe verbinden, kommen Buchungen weiterhin an, aber ohne Anzahlung und mit Zahlung im Studio, und LineUp informiert Sie per E-Mail. Der Termin ist mehr wert als die Anzahlung.

Eine Anzahlung für das ganze Studio

1. Öffnen Sie Filialverwaltung → Filialeinstellungen → Betriebsmodi.
2. Schalten Sie Online-Zahlungen akzeptieren ein, falls es noch nicht eingeschaltet ist, und speichern Sie die Termineinstellungen.
3. Schalten Sie in der Karte Anzahlung Anzahlung für Online-Buchungen verlangen ein.
4. Wählen Sie Prozent des Preises oder Fester Betrag und geben Sie den Betrag ein.
5. Entscheiden Sie über den Schalter Kunde darf auch den ganzen Preis zahlen. Er ist standardmäßig eingeschaltet.
6. Klicken Sie auf Speichern.

Eine Anzahlung nur für einige Dienstleistungen

Unter Service-Typen hat jede Dienstleistung ein Feld Anzahlung mit vier Möglichkeiten: Regel des Studios (Standard), Keine Anzahlung, Prozent des Preises oder Fester Betrag. So kann eine Massage von 30 Minuten ohne Anzahlung bleiben, während ein Ritual von 90 Minuten 50 % verlangt.

Wie der Betrag berechnet wird

Die Regeln hinter der Tabelle:

• Der Prozentsatz wird vom Preis nach Rabatten berechnet, also von dem, was der Kunde tatsächlich schuldet.
• Wenn die Anzahlung gleich dem Preis oder höher ist, zahlt der Kunde den ganzen Preis. Im Zahlungsschritt steht dann, dass das Studio für diese Dienstleistung die Zahlung per Karte bei der Buchung verlangt.
• Die kleinste Anzahlung beträgt 0,50 € (oder 0,50 in der Währung des Studios), weil Stripe keine kleineren Kartenbeträge annimmt.
• Ein Gutschein wird zuerst verbraucht, und die Anzahlung wird vom Rest berechnet.
• Der Betrag ist immer in der Währung des Studios.

Stornierung und Nichterscheinen

Für die Anzahlung gelten Ihre Regeln aus der Karte Stornierung und Erstattungen. Es ist genauso wie bei der Zahlung des vollen Preises.

Beispiel: Bei einer Anzahlung von 40 € und einer Erstattung von 50 % bei später Stornierung erhält ein Kunde, der zu spät storniert, 20 € zurück, und Sie behalten 20 €.

Die Stornierungsregel wird bei der Buchung festgehalten. Wenn Sie sie später ändern, behalten bestehende Buchungen die Regel, unter der sie angelegt wurden.

Was LineUp behält

LineUp behält 2 % des Betrags, der per Karte läuft. Bei einer Anzahlung ist das nur die Anzahlung: Von einer Anzahlung über 40 € behält LineUp 0,80 €. Der im Studio bezahlte Rest unterliegt keiner Gebühr.

• Der Kunde zahlt keinen Aufschlag, nur den Preis der Dienstleistung.
• Die Kartengebühr von Stripe wird von der Auszahlung abgezogen, wie bei jeder Kartenzahlung.
• Bei einer Erstattung werden die 2 % von LineUp nicht zurückgegeben, außer wenn LineUp den Fehler gemacht hat.
• In den ersten 30 Tagen, bevor Sie Stripe verbinden, geht das Geld zuerst auf das Stripe-Konto von LineUp. Sobald Sie Stripe verbinden, zahlt LineUp es Ihnen aus.

Im Kalender sehen Sie beim Termin Anzahlung per Karte und Im Studio zu zahlen. In der Umsatzanalyse erscheint der Block Anzahlungen: wie viele Anzahlungen abgebucht wurden, wie viel bei späten Stornierungen und Nichterscheinen behalten wurde und wie viel vom Rest noch im Studio zu kassieren ist. Ein Termin mit Anzahlung wird einmal gezählt, und der Umsatz ist die Summe aus Anzahlung und Rest.

Wenn der Kunde keine Anzahlung geleistet hat: Zahlungsanforderung

Die Anzahlung gilt für Buchungen, die Kunden online machen. Termine, die Sie selbst in den Kalender eintragen, z. B. nach einem Anruf, haben keine Anzahlung. Auch Kunden, die gebucht haben, bevor Sie die Anzahlung eingeschaltet haben, haben nichts bezahlt.

Für sie gibt es ein zweites Werkzeug: die Zahlungsanforderung.

1. Öffnen Sie den Termin im Kalender.
2. Klicken Sie auf Online-Zahlung anfordern.
3. Wählen Sie Alle oder Anzahlung und geben Sie den Betrag ein, der online bezahlt wird. Den Rest zahlt der Kunde beim Termin.
4. Wählen Sie die Frist: in 6, 24 oder 48 Stunden oder 24 Stunden vor dem Termin.
5. Wählen Sie, was passiert, wenn der Kunde bis zur Frist nicht zahlt: Der Termin wird storniert (der Kunde wird benachrichtigt) oder er bleibt bestehen.
6. Klicken Sie auf Link erstellen.

Der Kunde erhält einen einmaligen Link und zahlt darüber, ohne Konto und ohne Anmeldung. Sie können den Link per E-Mail über LineUp senden (verbraucht eine E-Mail aus dem Monatskontingent) oder von Ihrem eigenen Telefon per WhatsApp oder SMS mit einer fertigen Nachricht, was keine LineUp-Nachrichten verbraucht. Für Zahlungsanforderungen gelten dieselben Stornierungsregeln und dieselbe Gebühr von 2 % wie für die Anzahlung.

Kurz gesagt

• Die Anzahlung schalten Sie für das ganze Studio unter Betriebsmodi ein, für einzelne Dienstleistungen unter Service-Typen.
• Der Kunde zahlt einen Teil per Karte und den Rest im Studio. Wenn Sie es erlauben, kann er auch alles auf einmal zahlen.
• Die Karte wird belastet, wenn die kostenlose Stornierung endet, sodass ein Kunde, der rechtzeitig storniert, nichts zahlt.
• Bei später Stornierung und Nichterscheinen behalten Sie, was Sie in den Stornierungsregeln festgelegt haben.
• LineUp behält 2 % nur von der Anzahlung.
• Für Termine, die Sie selbst eintragen, senden Sie eine Zahlungsanforderung.